「ご査収のほどよろしくお願いいたします」という言葉。メールの締めくくりとして何気なく使っていませんか？しかし、この言葉の本当の意味を正しく理解していないと、知らず知らずのうちに相手に違和感を与えてしまうことがあります。
この記事では、ビジネスパーソンなら知っておきたい「ご査収」の正しい定義と、相手に安心感を与えるマナーを分かりやすく解説します。読み終える頃には、自信を持ってファイルを添付し、スマートなメールを送れるようになります。
「ご査収」の正しい意味と、使っていい場面・ダメな場面
ご査収（ごさしゅう）とは、「内容をよく確認して受け取ってください」という意味を持つ言葉です。「査」は調べること、「収」は受け取ることを指します。
つまり、この言葉を使って良いのは、メールにファイルが添付されている時や、郵送物を送った時だけです。確認すべき実体がない、単なる連絡事項のみのメールで「ご査収ください」と書いてしまうと、相手は「何か見落としている資料があるのでは？」と混乱してしまいます。内容を確認する手間が発生する場合にのみ、この言葉を選びましょう。
ビジネスメールで「ご査収」を使う際の3つの鉄則
相手にストレスを与えず、スムーズに仕事を進めるためには、言葉選びに加えて以下の3つのポイントを意識することが大切です。
１．添付ファイルや同封物の有無を必ず確認する
当たり前のことのようですが、最も多いミスが「ファイル添付忘れ」です。ご査収くださいと言いつつファイルがないと、相手に「再送をお願いする」という余計な手間をかけさせてしまいます。送信直前に、必ずクリップマークを確認する習慣をつけましょう。
２．件名で「何が届いたか」をひと目で伝える
相手は一日に何十通、何百通ものメールを受け取ります。件名だけで「何の資料が届いたか」が分かれば、相手は優先順位をつけて確認できます。詳細なビジネススキルの磨き方については、情報サイトであるmlck.jpでも詳しく紹介されています。
３．内容の確認だけでなく「返信の要否」も添える
「内容に相違なければ返信は不要です」や「ご確認いただけましたら、受領のご連絡をいただけますと幸いです」といった一言を添えるのが、デキるビジネスパーソンの気配りです。
【そのまま使える】シチュエーション別・ご査収メール例文集
読んですぐに活用できる、完成度の高い例文を3つのパターンで用意しました。
パターン①：見積書や請求書を「送付」する場合
お金に関わる大切な書類を送る際の、標準的で丁寧な構成です。
パターン②：会議の議事録やレポートを「共有」する場合
社内外の関係者に、情報の確認を依頼する際の構成です。
パターン③：プロジェクトの進捗資料を「提出」する場合
制作物やデータなどの成果物を提出する際の構成です。
まとめ
「ご査収」という言葉を使いこなすポイントは、以下の3点です。
・確認すべき資料（添付ファイルや郵送物）がある時にのみ使う
・相手に再送の手間をかけさせないよう、ファイル添付を指差し確認する
・確認後の返信が必要かどうかを添えて、相手の負担を減らす
言葉の正しい意味を知ることは、相手への敬意を行動で示すことでもあります。丁寧な一言が、あなたの仕事に対する信頼感を一層高めてくれるはずです。自信を持って、誠実なメールを届けていきましょう。
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