「仕事で大きなミスをしてしまった」「予定外のトラブルが起きてどうすればいいかわからない」と、目の前の状況に動揺していませんか。上司への報告は気が重いものですが、報告を先延ばしにすることこそが、ビジネスにおいて最大の評価ダウンに繋がります。
トラブルが起きたとき、上司が求めているのは「謝罪の言葉」よりも「正確な現状把握」です。この記事では、上司に状況を的確に伝え、二次被害を防ぐためのトラブル報告メールの書き方と例文をご紹介します。
この記事の内容に沿ってメールを作成すれば、混乱した状況でも冷静に、かつ誠実な姿勢で報告を完了させることができるはずです。
信頼を損なわないトラブル報告の3つの鉄則
トラブルが起きた際、メールを書き始める前に以下の3つのポイントを意識してください。これだけで、メールの分かりやすさが劇的に変わります。
1．「結論」から述べて現状を即座に伝える 上司が一番知りたいのは「今、何が起きているのか」です。メールの冒頭で「〇〇の件でトラブルが発生いたしました」と結論を書きましょう。経緯を長々と説明するのはその後です。
2．「事実」と「推測・意見」を明確に分ける 起きたこと（事実）と、自分がそう思うこと（意見）を混ぜて報告すると、上司は判断を誤る可能性があります。事実は箇条書きにするなど、混同させない書き方を心がけましょう。
3．「現在の対応」と「今後の見通し」をセットにする 「起きた」報告だけで終わらせず、「今、こう対応しています」「〇時までに状況がわかる予定です」といった一歩先の情報を添えましょう。これにより、上司は適切なフォローや指示を出しやすくなります。
トラブル時の具体的な判断基準や、普段からの報告・連絡・相談（ホウレンソウ）のコツについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/ ）でも詳しく解説しています。
【コピー＆ペーストで使える】状況別のトラブル報告メール例文集
それでは、具体的なシチュエーション別の例文を見ていきましょう。
パターン①：自身のミス（誤送信・発注ミス等）の報告
自分のミスを報告する際は、言い訳をせず、誠実に現状を伝えることが大切です。
パターン②：システム障害や機材トラブルなど不可抗力の場合
自分のせいではなくても、業務に影響が出る場合は速やかに共有します。
パターン③：取引先との間で発生したトラブルの第一報
外出先や社外で問題が起きた際、まずは「一次情報」を入れるための文面です。
まとめ：スピード感のある報告が、あなたへの信頼を守る
トラブル対応において、上司への報告で意識すべきは以下の3点です。
・ミスが発覚した瞬間に、迷わず第一報を入れる。 ・「結論」と「事実」を整理して、余計な装飾を省いて伝える。 ・「今何をしているか」を添えて、上司が判断しやすい材料を揃える。
誠実でスピーディーな報告は、トラブルの火消しを早めるだけでなく、あなたのプロ意識を上司に示すことにも繋がります。落ち着いて、まずは現状を伝えましょう。
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