「何度催促しても入金がない」「このままでは法的措置も考えざるを得ないけれど、どう伝えればいい？」と、一人で抱え込んでいませんか。
取引先への督促、特に「法的措置」という言葉を使うメールは、送る側にとっても非常に心理的な負担が大きいものです。しかし、ビジネスにおいて適切な対価を受け取ることは当然の権利であり、毅然とした対応が求められます。
この記事では、相手にプレッシャーを与えつつも、ビジネスマナーとして非のない「最終督促メール」の書き方と文例をご紹介します。この記事を読めば、法的手続きを視野に入れた通知を正しく送れるようになります。
最終督促メールを送る前に。絶対に守るべき基本マナー
支払い遅延が発生している際、まず大切なのは感情的にならないことです。相手の不義理に対して怒りを感じるのは当然ですが、メールに攻撃的な言葉を使ってしまうと、後々法的な争いになった際に不利に働く可能性があります。
あくまで「契約に基づいた義務の履行」を求める事務的かつ冷静なトーンを維持しましょう。また、最終的な通知を送る前に、これまでの催促の履歴（メールの送信日時など）を整理しておくことも重要です。
なお、もし担当者が退職しているなどの事情で連絡が取れない場合は、事務手続きの定型句として「一身上の都合」による交代がないかを確認するなど、相手側の状況を一度冷静に把握する姿勢も円満な解決に繋がることがあります。
「法的措置」を伝えるメールの送信ルールと注意点
最終通知となるメールでは、以下の3つのルールを必ず守ってください。
- 件名に「最終」であることを明記する 「再送」や「ご確認」といった柔らかい表現ではなく、「最終通知」や「至急ご確認のお願い」といった、事態が深刻であることを示す言葉を選びます。
- 具体的な期限と振込先を再提示する 「早急に」といった曖昧な表現は避け、「202X年〇月〇日（〇）15時まで」と明確な期限を設けます。また、相手がすぐに動けるよう、振込先口座情報を本文に再度記載しましょう。
- 法的措置の可能性を予告する 「期限までにご入金が確認できない場合は、法的手続きを検討せざるを得ません」という一文を入れます。これにより、これが通常の督促とは異なる最終的な警告であることを伝えます。
【状況別】そのままコピーして使える最終督促のメール文例
パターン①：【標準】期限を過ぎた未入金への最終通知
数回の催促を経て、最終的な期限を設定して送る場合の文面です。
パターン②：【厳格】法的措置を明記した強い通告
相手の反応が全くない場合や、遅延が長期にわたる際の非常に強い文面です。
パターン③：【交渉】支払いの意思を確認する最終確認
関係性を完全に断ちたくない場合や、資金繰りの相談に応じる余地がある場合の文面です。
確実に未入金を解消するためのポイント
メールを送るのと並行して、内容証明郵便の準備を進めておくことも検討してください。メールは証拠として有効ですが、法的措置を辞さないという強い意思表示には内容証明が最も効果的です。
また、今後の取引においては電子契約システムでの合意を徹底し、支払遅延時の延滞利息についてあらかじめ契約書に明記しておくことで、未然にトラブルを防ぐことができます。
まとめ：毅然とした態度で円滑な債権回収を
支払い遅延への最終督促は、以下の3点を意識して行いましょう。
・感情を排し、契約に基づいた事務的で冷静なトーンを保つ ・「最終通知」であることを件名で明示し、具体的な期限を切る ・法的措置の可能性を予告し、相手に事の重大さを認識させる
あなたの正当な権利を守るために、勇気を持って一歩踏み出すことが大切です。まずはこの記事の文例を参考に、丁寧かつ厳格なメールを作成してみてください。
