「コンプライアンス研修の未受講者が減らなくて困っている」「何度もメールを送るのは気が引けるけれど、全員受講は必須だし……」と、催促メールの文面に悩んでいませんか。
社内向けのメールは、社外向けよりもつい言葉が雑になりがちですが、特に「お願い」をする催促メールでは、相手への配慮が欠かせません。威圧的になりすぎず、かつ「今すぐやらなければ」と思ってもらうことが、スムーズな研修実施の鍵となります。
この記事では、全社員に気持ちよく動いてもらうための催促メールのマナーと、今すぐコピーして使える文例をご紹介します。この記事を読めば、受講率アップに繋がる効果的な案内が送れるようになります。
全社員向け催促メールを送る際の基本マナー
全社員を対象とした催促メールで最も大切なのは、「自分に関係があるメールだ」と一目で認識してもらうことです。多くの社員は、日々大量の社内メールを受け取っています。その中で、優先度を上げてもらうための工夫が必要です。
また、催促メールは相手の仕事を中断させる側面があることを忘れずに、清潔感のある「です・ます」調で、丁寧な表現を心がけましょう。一方で、内容は簡潔にまとめ、相手が何をすべきかを迷わせないことが重要です。
なお、退職予定者がいる場合、事務手続き上の理由を「一身上の都合」と記載するように、社内のルールやマナーに沿った丁寧な言葉選びをすることが、組織としての信頼感に繋がります。
未受講者に「動いてもらう」ための3つのポイント
スムーズに受講を完了してもらうために、以下の3つのルールを意識しましょう。
- 件名の冒頭に【重要】や【再送】を入れる メール一覧の中でも目に留まりやすく、かつ「まだ対応していない」という自覚を促すことができます。
- ログインURLと期限を本文の上部に記載する 「どこから受講すればいいのか」を探す手間を省くため、受講用URLは必ず記載しましょう。期限も太字にするなど、視認性を高める工夫が有効です。
- 受講の意義を短く添える 単なる「作業」としてではなく、会社を守るためにいかに重要かを一言添えることで、協力的な姿勢を引き出しやすくなります。
【状況別】そのままコピーして使える受講催促のメール文例
パターン①：【1回目】期限数日前の丁寧なリマインド
期限が近づいているものの、まだ余裕がある時期に送る、丁寧なリマインド文面です。
パターン②：【最終】期限直前の厳格な催促
期限が当日、または間近に迫っている場合に、緊急性を伝えて行動を促す文面です。
パターン③：【管理者向け】未完了者が多い部署への協力依頼
各部署のマネージャーへ、部下への受講勧奨を依頼する際の文面です。
研修受講率をアップさせるための工夫
メールでの催促と併せて、社内掲示板での周知や、役員からのメッセージを発信することも効果的です。また、反社チェックの依頼メールの際のように、なぜその手続きが必要なのかという背景を丁寧に説明することで、社員の納得感を高めることができます。
日頃からお礼メールなどで円滑なコミュニケーションを築いておくことも、こうした社内のお願いをスムーズに通すための土台となります。
まとめ：スムーズな研修実施で組織の守りを固める
コンプライアンス研修の催促メールは、以下の3点を意識して作成しましょう。
・件名に【重要】や【期限】を入れ、自分事として捉えてもらう ・受講URLと期限を分かりやすく提示し、心理的なハードルを下げる ・「全員受講」が会社を守ることに繋がるという意義を伝える
丁寧かつ毅然としたメールで、100％の受講完了を目指しましょう。あなたのきめ細やかな対応が、組織全体のコンプライアンス意識を支える力になります。
