取引先から届いた請求書の金額が、本来よりも高く記載されていた……。そんなとき、英語でどう伝えれば失礼にならず、かつスムーズに修正してもらえるのか、頭を悩ませてしまう方は多いはずです。
「言い回しを間違えて、相手を責めているように聞こえたらどうしよう」と不安に思う必要はありません。ビジネスシーンでは、数字のミスを指摘することは正当な権利であり、むしろ早急に伝えることがお互いの信頼関係を守ることにつながります。
この記事では、英語での過剰請求をスマートに指摘する方法と、今すぐコピー＆ペーストで使える便利な例文をご紹介します。読み終える頃には、自信を持って送信ボタンを押せるようになっているはずです。
英語で過剰請求を指摘する際のマナーと3つの基本ルール
間違いを指摘するメールを送る際は、感情的にならず、事実を淡々と伝えることが大切です。以下の3つのルールを意識しましょう。
送信のタイミングは早ければ早いほど良い
間違いに気づいたら、その日のうちに連絡するのが鉄則です。時間が経つと相手側でも処理が進んでしまい、修正に手間がかかる可能性があります。
件名だけで内容が伝わるようにする
相手は毎日大量のメールを受け取ります。「Regarding Invoice #[番号]」のように、どの件に関する連絡かを件名に明記しましょう。
相手のミスを断定する表現を避ける
「You made a mistake（あなたが間違えた）」という直接的な表現は避け、「There seems to be a discrepancy（相違があるようです）」といった柔らかい表現を使うのがビジネス英語のマナーです。
基本的なビジネスメールの構成については、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でも詳しく解説していますので、あわせて参考にしてください。
【状況別】そのまま使える！請求訂正を依頼する英語メール例文
それでは、具体的なシチュエーションに合わせた例文をご紹介します。状況に応じて使い分けてください。
パターン1：金額の計算ミスを指摘する場合
合計金額が単純に間違っている際に便利な、最も標準的な依頼メールです。
パターン2：注文内容と請求個数が異なる場合
注文した数よりも多く請求されている場合に適した、具体的な証拠を提示する表現です。
パターン3：適用されるべき割引が反映されていない場合
事前の合意事項（割引など）が漏れている場合に、丁寧に確認を促す表現です。
3. まとめ：正確なコミュニケーションで信頼関係を築こう
請求書のミスを指摘するのは気が引けるものですが、以下の3点を意識すれば大丈夫です。
・間違いに気づいたら、放置せず早急に連絡を入れる。
・相手を責めるのではなく、事実に基づいた「確認」として伝える。
・正しい金額や個数を具体的に示し、修正後の請求書（Revised Invoice）を依頼する。
丁寧かつ的確な指摘は、あなたの仕事の正確さを相手に印象づける機会にもなります。まずは例文を自分なりに調整して、一歩踏み出してみましょう。
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