事務的なメールが「冷たい」と感じる理由
忙しい業務の中でメールを書いていると、ついつい結論だけを急いでしまい、無機質で冷たい印象を相手に与えてしまうことがあります。「用件は伝わっているけれど、なんとなく突き放されたような気がする」と相手に思わせてしまうのは、ビジネスにおいて大きな損失になりかねません。
最近ではGeminiなどのAIを使ってメールを作成する方も増えていますが、AIに丸投げするだけでは「どこか他人事のような文章」になりがちです。しかし、適切な指示さえ与えれば、Geminiは驚くほど温かみのある、相手の心に寄り添う文章を作ってくれます。この記事では、Geminiを使って「冷たいメール」を「温かいメール」に変換する秘訣をお伝えします。
Geminiでメールを「温かく」するための3つの指示（プロンプト）術
Geminiに文章を作ってもらう際、単に「メールを書いて」と頼むのではなく、以下の3つのポイントを意識して指示を出してみましょう。
・「相手の立場」をGeminiに教える 「相手は今、プロジェクトが忙しくて疲れています」といった背景情報を伝えることで、AIは相手を労わる言葉を自然に盛り込んでくれます。
・「トーン」を具体的に指定する 「丁寧でありつつ、親しみやすく温かいトーンで」「相手に寄り添うような柔らかい表現を使って」と指示に付け加えます。
・「クッション言葉」の活用を促す 「お忙しいところ恐縮ですが」や「お力になれず心苦しいのですが」といった、相手への配慮を示す言葉を増やすよう指示します。
こうした細かな言葉の選び方については、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でも詳しく解説していますので、参考にしながらGeminiへの指示を工夫してみてください。
AIを使う際に忘れてはいけない「最終チェック」のマナー
Geminiが生成した文章は非常に優秀ですが、そのまま送るのではなく、必ず自分の目で読み返しましょう。
特に、過剰な敬語になっていないか、逆に親しすぎて失礼な表現になっていないかの確認は不可欠です。AIが作った文章に、あなたにしか分からない具体的なエピソードや「〇〇さんのおかげです」といった名前を一言添えるだけで、文章の温度はさらに上がります。
【コピー＆ペーストOK】Gemini変換後の温かいメール文例集
Geminiを活用して、事務的な表現を温かく変換した文例をご紹介します。
パターン①：期限をリマインドする際の見守りメール
単なる「催促」を、相手の状況を案じる「リマインド」に変えた文例です。
パターン②：お断りをする際の寄り添いメール
冷たい「拒絶」を、残念な気持ちが伝わる「寄り添い」に変えた文例です。
パターン③：感謝を伝える際の深掘りメール
「ありがとうございます」の一言を、具体性と温かみのある感謝に変えた文例です。
まとめ：AIをパートナーにして、もっと気持ちの伝わるメールを
Geminiを使ってメールを温かく変換するポイントは、以下の3点に集約されます。
・Geminiに「相手の背景」と「温かいトーン」を具体的に指定する ・クッション言葉を添えて、文章の角を丸くする ・最後に自分の目で読み返し、心からの一言を付け加える
AIは冷たい道具ではなく、あなたの「相手を大切にしたい」という気持ちを増幅させてくれるパートナーです。上手に活用して、画面越しでも体温が伝わるような素敵なメールを届けてくださいね。
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