「コンプライアンス強化のために内部通報制度を作ったけれど、社員にどう伝えれば利用してもらえるだろう」「通報者が不利益を被ると誤解されないか心配」と、案内メールの作成に慎重になっている担当者の方は多いのではないでしょうか。
内部通報制度は、企業の自浄作用を高めるための重要な仕組みですが、社員が「通報したことがバレるのではないか」「不当な扱いを受けるのではないか」という不安を感じていては機能しません。
この記事では、社員に安心感を与え、制度を正しく理解してもらうための周知メールの書き方と、そのまま使えるシチュエーション別の例文をご紹介します。
社員の心理的ハードルを下げる案内メールの基本マナー
内部通報制度の周知には、単なる事務的な連絡以上の配慮が求められます。以下の3つのポイントを意識して、社員の信頼を得られる文面を作成しましょう。
1．通報者の秘匿性とプライバシー保護を最優先で伝える 制度の案内で最も強調すべきは、相談者の秘密が厳守されることです。通報内容や個人情報は、調査に関わる最小限の範囲でのみ共有され、目的外には決して使用されないことを明確に伝えましょう。
2．「不利益な取り扱いの禁止」を明文化して不安を解消する 「通報したことで評価に響くのではないか」という不安は、通報をためらう最大の要因です。通報したことを理由に解雇や降格、嫌がらせなどの不利益な取り扱いをすることは法律でも禁止されており、会社としても厳正に対処することを明文化することが大切です。
3．窓口の種類（内部・外部）を明記し、使い分けを提示する 社内の窓口だけでなく、弁護士事務所などの外部窓口がある場合は、そのメリットを併せて伝えます。社内の人間には話しにくい内容でも、外部であれば相談しやすいと感じる社員も多いため、複数の選択肢があることを示すことが透明性の向上に繋がります。
なお、こうした会社全体のルール変更や重要なお知らせの伝え方については、こちらのサイト（https://mlck.jp/ ）でも幅広く紹介していますので、参考にしてください。
【コピー＆ペーストで使える】内部通報制度の周知メール例文集
それでは、具体的なシチュエーション別の例文をご紹介します。
パターン①：定期的な制度周知・リマインドの場合
コンプライアンス月間などに合わせて、既存の制度を改めて周知する際の文面です。
パターン②：制度の新規導入やリニューアルのお知らせ
新しく窓口を設置したり、制度の内容を大きく変更したりした場合の文面です。
パターン③：外部窓口（弁護士等）の設置・変更を知らせる場合
中立性を高めるために、外部の専門機関に窓口を委託した際の文面です。
まとめ：風通しの良い組織作りは、誠実な案内から始まる
内部通報制度の周知メールで重要なのは、以下の3点です。
・通報者の秘密厳守と不利益な取り扱いの禁止を、言葉を尽くして伝える。 ・通報窓口の連絡先や利用手順を簡潔に示し、迷わせないようにする。 ・「より良い職場にするための前向きな仕組みである」というメッセージを込める。
事務的な案内に留まらず、会社としての誠実な姿勢を見せることが、社員の安心感と制度の有効性に繋がります。適切な告知を行い、信頼される組織基盤を築いていきましょう。
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