「取引先の事務所が新しくなるらしいけど、お祝いメールってどう書けばいいの？」
そう思っていませんか？
ビジネスシーンでは、新規事務所の開設や移転は、取引先との関係をさらに深める絶好の機会です。しかし、いざメールを送ろうとすると、どのような内容にすれば失礼がないのか、悩んでしまう方も多いでしょう。形式的な内容では、せっかくの機会を活かせず、かえって相手に素っ気ない印象を与えてしまう可能性もあります。
本記事では、長年、法人営業に携わってきた筆者が、相手に好印象を与える事務所開設祝いメールの書き方を徹底解説します。
メールを送るタイミング、件名のポイント、そして担当者や関係性に応じた3つの具体的な例文をご紹介します。この記事を読めば、あなたはもう、事務所開設祝いのメールで迷うことはありません。
さっそく、実践的なメール作成のポイントを見ていきましょう。
事務所開設のお祝いメールの書き方
1. 送るタイミングは「開設の当日〜1週間以内」がベスト
お祝いメールは、新しい事務所が開設された当日、または遅くとも1週間以内に送るのが理想的です。ただし、相手から「○月○日以降に新事務所へお送りください」といった指定がある場合は、それに従いましょう。
2. 件名で「お祝い」の気持ちを明確に伝える
多くのメールに埋もれてしまわないように、件名には**「新事務所開設おめでとうございます」「ご移転のお祝い」**といった、お祝いの気持ちが明確に伝わる言葉を含めましょう。
【良い例】
- 新事務所開設のお祝い
- 事務所移転お祝いのご挨拶（株式会社〇〇）
【避けるべき例】
- ご挨拶
- 〇〇について
3. 本文は「簡潔」かつ「丁寧」に
お祝いの気持ちを伝えることが第一なので、本文は簡潔にまとめます。長すぎるメールは相手の負担になります。以下の要素を盛り込むと、より丁寧な印象になります。
- 件名： 何についてのメールか、一目でわかるように
- 宛名： 会社名、部署名、役職名、担当者名を正確に記載
- 本文： お祝いの言葉、新事務所への期待、今後の発展を願う言葉、結びの挨拶
- 署名： 自分の会社名、部署名、氏名、連絡先
事務所開設のお祝いメールの例文
ここからは、具体的なシーンに合わせたメールテンプレートをご紹介します。あなたの状況に一番近いものを活用してください。
例文①：日頃から取引のある担当者へ送る場合
最も頻繁に利用するケースです。これまでの感謝と、今後の変わらぬ関係を築きたい気持ちを込めます。
例文②：取引先の社長や役員など、目上の方に送る場合
より一層丁寧な言葉遣いを心がけます。今後の会社の繁栄を祈る言葉を入れると、敬意が伝わります。
例文③：特に親しい間柄の担当者へ送る場合
丁寧さを保ちつつも、少し親しみを込めた表現を取り入れることができます。関係性に応じて調整しましょう。
