【社外】書類確認の催促メールの書き方と例文

仕事上、取引先や関係先に書類の確認を依頼することはよくあることでしょう。しかし、期日までに確認が得られない場合、その後の業務に支障が出てしまうこともあります。

そこで今回は、書類確認の催促メールの書き方と例文をご紹介します。相手に不快な思いをさせずに、スムーズに確認を促すためのポイントも解説します。

書類確認の催促メールの書き方

1. 催促メールを送るタイミング

書類確認の催促メールは、期日を過ぎたタイミングで送るのが基本です。ただし、状況によっては期日前に送る場合もあります。

• 期日当日: 午前中に送った書類の確認が、夕方になっても確認できない場合
• 期日の数日前: 相手が多忙であることがわかっている場合、期日の前にリマインドを送る

いずれの場合も、相手への配慮を忘れずにメールを作成しましょう。

2. 催促メールの書き方のポイント

催促メールは、相手に不快な思いをさせずに、スムーズに確認を促すことが重要です。以下のポイントを意識して書きましょう。

• 件名: 内容が明確にわかる件名にする (例: 【確認依頼】〇〇の書類について)
• 冒頭: 相手の名前と役職を明記し、挨拶をする
• 本文:
  • 依頼している書類の内容を具体的に記載する
  • 期日を明記し、確認を依頼する
  • 確認が遅れていることに対するお詫びの言葉を述べる
  • 具体的な期日を設け、再度確認を依頼する
• 署名: 氏名、役職、連絡先を記載する

書類確認の催促メールの例文

書類確認の催促メールの例文①