ビジネスで失礼のない英語の催促メール！角を立てない5つのコツと状況別例文集

MLCK

3時間前

海外の取引先や同僚にメールを送ったのに、一向に返信が来ない。そんな時、どうやって催促すればいいか頭を抱えてしまいますよね。

「あまりしつこくすると嫌われるかな？」「でも仕事が進まなくて困る……」と、送信ボタンを押すのをためらってしまう気持ちはよく分かります。

実は、英語での催促は「急かす」のではなく「リマインド（再確認）」というスタンスで行うのが正解です。この記事では、相手の気分を害さずに、それでいて確実に返信をもらうための5つのコツと、そのままコピー＆ペーストして使える文例を紹介します。

英語の催促メールは「相手を責めない」のが鉄則
角を立てずに催促するための5つのコツ
送信タイミングと件名の基本マナー
【状況別】そのまま使える催促メールの文例3選
まとめ：催促は「リマインド」として前向きに伝えよう

英語の催促メールは「相手を責めない」のが鉄則

英語のビジネスメールで催促をする際、最も大切なのは相手が忘れていることを前提にせず、メールが届いていない可能性や、見落としている可能性を考慮した表現を使うことです。

日本語で「まだですか？」と聞くのは勇気がいりますが、英語では「Checking in（状況の確認）」というニュアンスを前面に出すことで、非常にスムーズにやり取りを再開できます。

角を立てずに催促するための5つのコツ

失礼のない催促メールを送るために、以下の5つのポイントを意識しましょう。

「Checking in」をキーワードにする 「Why haven’t you replied?（なぜ返信をくれないのですか？）」ではなく、「I’m just checking in on…（〜について確認させてください）」と始めるのが最も自然です。
「行き違い」の可能性を添える 「もしすでに対応済みでしたら、このメールは無視してください」という一言を添えるだけで、相手へのプレッシャーを劇的に和らげることができます。
理由を簡潔に説明する なぜ今返信が必要なのか（例：社内会議で必要、次の工程に進めない等）を伝えると、相手も優先順位を上げやすくなります。
前回のメールを引用（転送）する 相手が過去のメールを探す手間を省くため、同じスレッドで返信するか、前回のメールを下に付けて送るのが親切なマナーです。
ソフトな表現を心がける 「When can you finish?」よりも「I would appreciate it if you could provide an update」といった、丁寧な依頼の形をとるのがプロフェッショナルです。

送信タイミングと件名の基本マナー

催促メールを送るタイミングは、一般的に最初の連絡から3営業日から1週間後が目安です。あまりに早すぎると「急かされている」と感じさせてしまい、遅すぎると仕事への熱意を疑われてしまいます。

件名については、「FOLLOW UP:（追伸）」や「Checking in:（確認）」といった言葉を頭につけると、相手がメール一覧を見た時に「対応が必要だ」と直感的に理解できます。

また、ビジネスの基本マナーとして、退職の連絡などデリケートな場面では、理由は「一身上の都合（for personal reasons）」と簡潔に留めるのが通例です。英語メールの構成全般については、mlck.jpの基礎記事もぜひ参考にしてみてください。

【状況別】そのまま使える催促メールの文例3選

それでは、シチュエーション別にそのまま使える文例を紹介します。

パターン1：返信を優しく促す「確認」のメール

返信が数日遅れている時に、状況を伺う最も標準的なテンプレートです。

件名： Checking in: Marketing Project Proposal

本文： Dear Ms. Smith,

I hope you are having a good week.

I’m just checking in to see if you had a chance to look at the proposal I sent last Friday. I would appreciate it if you could let me know your thoughts when you have a moment.

If you have already responded and our emails crossed, please disregard this message.

Best regards,

署名： Taro Yamada ABC Corporation | Sales Manager Email: taro.yamada@example.com

パターン2：締め切りが近づいている時の「リマインド」

期日が迫っており、リマインドとして送る場合の構成です。

件名： Friendly Reminder: Feedback needed by March 10th

本文： Dear Mr. Johnson,

I hope this email finds you well.

This is a friendly reminder regarding the feedback for the contract draft. As we are aiming to finalize it by March 10th, your input would be greatly appreciated.

Thank you for your cooperation and your hard work on this project.

Best regards,

パターン3：至急の対応を求める「再送」のメール

返信がなく、かつ急ぎで対応が必要な場合に、丁寧ながらも重要度を伝える構成です。

件名： FOLLOW UP: Urgent request regarding the shipment

本文： Dear Mr. Brown,

I am following up on my previous email regarding the shipment schedule.

As we need to provide an update to our client by the end of today, your prompt attention to this matter would be very helpful. I have re-attached the original request for your convenience.

Thank you in advance for your assistance.

Sincerely,