「約束の期限を過ぎたのに、まだ入金が確認できない」 ビジネスにおいて、このような状況は非常に神経を使うものです。相手に悪気がない可能性も考え、強く言い出せずに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
しかし、代金の回収は会社を守るための重要な業務です。大切なのは、相手の状況を気遣いつつ、伝えるべきことは毅然と伝えることです。この記事では、相手との関係性を維持しながら入金を促すための、段階別のメール術をご紹介します。
催促メールを送る前に必ず確認すべき3つのポイント
感情に任せてメールを送る前に、まずは以下の3点を冷静に確認しましょう。
・自社側のミスはないか 請求書の送付漏れや、振込先の記載ミスがないか、今一度確認してください。もし自社に非があった場合、強気な催促は大きなトラブルに発展しかねません。
・入金確認のタイミングは適切か 銀行振込の場合、時間外や土日祝日の入金は翌営業日の反映になります。また、経理担当者の作業ラグも考慮し、期限から1日から2日程度待ってから連絡するのがスマートです。
・行き違いの可能性を考慮する 「入れ違いでご入金済みの場合は、何卒ご容赦ください」という一言を添えるのが、ビジネス上の大切なマナーです。
基本的なビジネス敬語の使い分けについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でも詳しく紹介しています。
【段階別】催促メールのトーンと送信タイミングの目安
催促は、時間の経過とともに徐々にトーンを強めていくのが基本です。
- ステップ1（期限後1日から3日）：確認・リマインド 「お忘れではありませんか？」という、あくまで確認のスタンスです。
- ステップ2（期限後1週間前後）：再催促 「至急確認をお願いします」と、入金の意思を明確に求めます。
- ステップ3（期限後2週間以上・再三の無視）：最終警告 「法的措置も含め検討します」といった、強い意志を示す段階です。
【コピー＆ペーストOK】段階別・催促メール文例集
状況に合わせて、最適な文面を選択してください。
【ステップ1：確認】入金忘れを想定した丁寧なリマインド
相手の「うっかり」を前提とした、最も柔らかい文面です。
【ステップ2：再催促】期限を明示して入金を促す
一度リマインドしても反応がない場合に、明確な期限を設けるパターンです。
【ステップ3：最終通告】強い語気で解決を迫る
度重なる連絡を無視された際の、最終手段としての文面です。
まとめ：誠実さと毅然とした態度の両立が大切
未入金の催促は気が重い仕事ですが、放置すればするほど解決は難しくなります。
・まずは自社のミスがないか、入金反映のタイムラグがないかを確認する ・「入れ違い」への配慮を忘れず、段階的にトーンを強めていく ・状況が改善しない場合は、期限を設けて毅然と対応する
早めのアクションは、相手にとっても「早く気づけてよかった」という結果に繋がることが多いものです。相手を尊重しつつ、やるべき業務を淡々と進めていきましょう。
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