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英語で出荷連絡（Shipping Advice）を送る！追跡URLの添え方と例文集

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無事に商品を発送した後、「英語でどう出荷報告をすれば相手に安心してもらえるだろう」と迷うことはありませんか。貿易実務や海外取引において、出荷連絡（Shipping Advice）は単なる報告ではなく、相手が荷物を受け取る準備をするための大切な情報源です。

この記事では、追跡URLのスマートな添え方から、そのままコピーして使えるシチュエーション別の例文まで詳しく解説します。

英語で出荷連絡を送る際の基本ルールと必須項目

出荷連絡は、相手が「いつ届くのか」「今どこにあるのか」を確認できるように送るのがマナーです。

発送後「当日中」に連絡するのがグローバルスタンダード

荷物を発送したら、できるだけその日のうちにメールを送りましょう。相手は荷物の到着に合わせて受け入れ態勢を整える必要があるため、早めの連絡はそれだけで信頼に繋がります。

メールに必ず含めるべき5つの情報

正確な出荷連絡にするために、以下の情報を必ず盛り込みましょう。

  1. 注文番号（Order Number / PO Number）：どの注文に対する発送か。
  2. 発送日（Shipment Date）：いつ発送したか。
  3. 配送業者名（Carrier）：FedEx, DHL, UPSなど。
  4. 追跡番号（Tracking Number / Air Waybill Number）：貨物追跡のための番号。
  5. 到着予定日（Estimated Delivery Date / ETA）：いつ頃届く見込みか。

件名で「出荷完了」と「注文番号」を一目で伝える

相手が大量のメールに埋もれないよう、件名には**「Shipment Notification」や「Shipping Advice」**といった言葉を使い、必ず注文番号を併記しましょう。

そのままコピーでOK！出荷連絡の英語メール例文集

状況に合わせて使い分けられる、3つのテンプレートを用意しました。

パターン1：標準的な出荷連絡（丁寧・プロフェッショナル）

最も一般的で、どんな相手にも使いやすい丁寧な構成です。

件名： Shipment Notification: Order #[Order Number] – [Company Name]

本文： Dear [Recipient’s Name],

I am pleased to inform you that your order #[Order Number] has been shipped today via [Carrier Name].

Please find the shipping details below:
・Carrier: [Carrier Name]
・Tracking Number: [Tracking Number]
・Estimated Delivery Date: [Date]

You can track your package using the link below: [Insert Tracking URL]

I hope the items reach you in good condition. If you have any questions, please feel free to reach out to me.

Thank you for choosing [Company Name].

Best regards,

署名： [Your Name] [Title] [Company Name]

パターン2：分割出荷（Partial Shipment）を知らせる場合

一部の商品を先に送り、残りを後日送る際に、混乱を防ぐための構成です。

件名： Partial Shipment Update: Order #[Order Number]

本文： Hi [Recipient’s Name],

I am writing to update you on the status of your order #[Order Number].

We have shipped [Specific Item Name] today as a partial shipment to ensure you receive your urgent items as quickly as possible. The remaining items are currently being prepared and are expected to ship by [Date].

Shipping Details for the first part:
・Carrier: [Carrier Name]
・Tracking Number: [Tracking Number]
・Tracking URL: [Insert URL]

We apologize for the split shipment and appreciate your patience. We will send another notification once the rest of your order is on its way.

Best regards,

署名： [Your Name] [Company Name]

パターン3：至急便（Expedited Shipping）で発送した場合

納期短縮などの依頼に応え、特別なスピード便で送ったことを強調する構成です。

件名： Urgent: Expedited Shipment Notification for [Project Name]

本文： Dear [Recipient’s Name],

Following your request to expedite the delivery, we have just shipped your order via [Carrier Name]’s priority service.

The shipment is expected to arrive by [Date], which is earlier than the original schedule.

Tracking Details:
・Carrier: [Carrier Name] (Priority Service)
・Tracking Number: [Tracking Number] [Insert Tracking URL]

We are glad we could accommodate your urgent request. Please let us know once the package arrives safely at your office.

Thank you for your partnership.

Sincerely,

署名： [Your Name] [Title] [Company Name]

追跡URLをスマートに添えるための一言フレーズ

URLをただ貼るだけでなく、一言添えることでより親切な印象になります。

・You can track your package status here:（こちらから荷物の状況を追跡できます）
・For real-time updates, please click the link below:（リアルタイムの状況確認は、以下のリンクをクリックしてください）
・Please use the following URL to monitor the progress of your shipment:（出荷の進捗を確認するには、以下のURLをご利用ください）

まとめ：正確な出荷連絡が顧客満足度を高める

英語での出荷連絡を成功させるポイントを振り返りましょう。

・発送後すぐに連絡し、追跡番号とURLを必ず明記する。
・「分割出荷」や「至急便」など、相手が状況を把握しやすい件名にする。
・到着予定日（ETA）を添えて、受け取りの準備を促す。

正確で迅速な出荷連絡は、配送トラブルを防ぐだけでなく、あなたの丁寧な仕事ぶりをアピールする絶好の機会です。

もし出荷が予定より遅れてしまった場合のお詫びや、納期調整の交渉については[こちらの記事（https://mlck.jp/）]で詳しく解説していますので、参考にしてくださいね。

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