「来週、海外の担当者と打ち合わせをしたいけれど、時差ってどう書けば親切なの？」「候補日をどう伝えればスマートに見える？」と、メール作成画面の前でフリーズしていませんか？
時差のある相手との日程調整は、少しの配慮不足が「深夜に呼び出された！」といった誤解や、何度もやり取りを繰り返すタイムロスの原因になります。この記事では、相手にストレスを与えず、一発で予定が決まる英語メールの書き方をわかりやすく解説します。
英語で会議調整をする際の3つの鉄則
英語での日程調整をスムーズに進めるには、相手がカレンダーを確認する手間をどれだけ減らせるかが鍵となります。
１．時差表記は「自分と相手」の両方を併記する 相手に時差を計算させるのは禁物です。必ずJST（日本標準時）と相手の現地時間の両方を書きましょう。 例：10:00 AM JST / 8:00 PM EST (Previous day) このように併記することで、日付の勘違いも防ぐことができます。
２．選択肢は3つ以上、具体的かつ幅広く提示する 「ご都合の良い時間は？」と聞くのは親切なようで、実は相手に「提案する」という負担を強いています。こちらから3つ程度の候補（Option）を提示するのがビジネスのスタンダードです。
３．「何分かかるか」の所要時間を必ず明記する 「お時間ありますか？」だけでなく、「30分ほど」など所要時間を伝えることで、相手は前後の予定との兼ね合いを判断しやすくなります。詳しいビジネス英語のマナーについては、こちらの記事（https://mlck.jp/）もぜひ参考にしてください。
そのまま使える！スマートな日程提示フレーズ集
日程を提案する際に、本文に組み込める便利な言い回しです。
・Are you available at any of the following times?（以下の時間帯でご都合はいかがでしょうか？）
・Please let me know which of these options works best for you.（どの選択肢が最適か教えてください）
・I am flexible, so please suggest an alternative if these do not work.（私は柔軟に対応できますので、都合が合わなければ別の日時を提案してください）
実践ビジネス英語フレーズ集
| 英語フレーズ | 日本語訳 | ニュアンス・使用シーン |
| I would like to schedule a meeting to discuss [Project X]. | [プロジェクトX]について話し合うため、会議をセットアップしたく存じます。 | 【フォーマル度：中〜高】 メールの冒頭で目的を明確に伝える定型表現。 scheduleをset upやarrangeに言い換えることも可能です。 |
| Considering the time difference between [City A] and [City B]… | [都市A]と[都市B]の時差を考慮しまして…… | 【丁寧さ：高】 相手への配慮を示す重要なクッション言葉。相手の早朝や深夜を避けて提案しているという「プロ意識」をアピールできます。 |
| Are you available at any of the following times? (All in JST) | 以下の時間帯でご都合のつく時間はありますか？（すべて日本標準時です） | 【フォーマル度：中】 候補をリストアップする際の導入文。JST（Japan Standard Time）などのタイムゾーン表記は誤解を防ぐために必須です。 |
| If these times are inconvenient for you, please let me know your preferred slots. | もしこれらの時間が不都合でしたら、ご希望の時間帯をお知らせください。 | 【丁寧さ：高】 相手に選択権を譲る謙虚な表現。 inconvenient（不都合な）を用いることで、押し付けがましくない印象を与えます。 |
| Please let me know which time works best for you. | どの時間が一番ご都合が良いか教えてください。 | 【フォーマル度：中】works bestは「（予定が）うまく合う」という意味の非常に便利な口語的・ビジネス的表現です。 |
| Could you please confirm if you can join via [Zoom/Teams]? | [Zoom/Teams]経由で参加可能かご確認いただけますか？ | 【フォーマル度：中】 会議のプラットフォームを事前に確認する表現。 confirmを用いることで、確定を促すニュアンスになります。 |
【応用・言い換えバリエーション】
- 候補の提示方法を変える場合：
- Variation: “Below are a few options for our call, adjusted to your time zone (EST).”
- （あなたのタイムゾーン（米国東部標準時）に合わせて、いくつか候補を挙げました。）
- より柔軟に対応する場合：
- Variation: “I am happy to adjust my schedule to accommodate your working hours.”
- （あなたの勤務時間に合わせて、私のスケジュールを調整することも可能です。）
【コピーOK】シチュエーション別メール文例集
パターン1：海外の取引先へ新規ミーティングの打診
フォーマルなトーンで、時差を考慮しつつ丁寧に依頼する文面です。
パターン2：社内のグローバルチームへ定例会議の調整
少しトーンを和らげつつ、効率的に意思決定を促す文面です。
パターン3：都合がつかない場合の「日程再調整」のお願い
相手の提案に対して、丁寧に断りつつ代替案を出すスマートな返し方です。
ワンポイントアドバイス
1. タイムゾーン表記の徹底
時差がある相手とのやり取りでは、必ず JST (Japan Standard Time) や GMT (Greenwich Mean Time) などの略称を明記しましょう。相手の国の表記（例：EST = 米国東部標準時）も併記すると、相手が計算する手間が省け、非常に親切な印象（Professional courtesy）を与えます。
2. 専門用語の解説：
- Availability（アベイラビリティ）: ビジネスでは「都合のつく時間」を指します。”Check your availability” で「予定を確認する」という意味になります。
- Slot（スロット）: スケジュールの中の「空き枠」のこと。
- Window（ウィンドウ）: 「対応可能な時間帯」を指す際によく使われます（例：a two-hour window）。
3. 文化的な配慮： 欧米のビジネスパーソンは、勤務時間外（早朝や夜間）の会議を避ける傾向が日本以上に強いです。提案する際は、相手の現地時間の 9:00 AM 〜 5:00 PM の間に収まっているかを必ず世界時計（World Clock）などで確認してから送りましょう。
まとめ
英語での会議調整は、ほんの少しの「言語化された気遣い」で驚くほどスムーズになります。
・時差は必ず計算して両方の時間を併記する
・候補日時は具体的に3つ提示する
・相手の都合が悪い場合の「逃げ道（代替案）」も用意しておく
最初は時差の計算に頭を悩ませるかもしれませんが、慣れてしまえばこっちのもの！今回ご紹介した文例を使って、自信を持ってメールを送ってみてくださいね。
