「来週、海外の担当者と打ち合わせをしたいけれど、時差ってどう書けば親切なの？」「候補日をどう伝えればスマートに見える？」と、メール作成画面の前でフリーズしていませんか？
時差のある相手との日程調整は、少しの配慮不足が「深夜に呼び出された！」といった誤解や、何度もやり取りを繰り返すタイムロスの原因になります。この記事では、相手にストレスを与えず、一発で予定が決まる英語メールの書き方をわかりやすく解説します。
英語で会議調整をする際の3つの鉄則
英語での日程調整をスムーズに進めるには、相手がカレンダーを確認する手間をどれだけ減らせるかが鍵となります。
１．時差表記は「自分と相手」の両方を併記する 相手に時差を計算させるのは禁物です。必ずJST（日本標準時）と相手の現地時間の両方を書きましょう。 例：10:00 AM JST / 8:00 PM EST (Previous day) このように併記することで、日付の勘違いも防ぐことができます。
２．選択肢は3つ以上、具体的かつ幅広く提示する 「ご都合の良い時間は？」と聞くのは親切なようで、実は相手に「提案する」という負担を強いています。こちらから3つ程度の候補（Option）を提示するのがビジネスのスタンダードです。
３．「何分かかるか」の所要時間を必ず明記する 「お時間ありますか？」だけでなく、「30分ほど」など所要時間を伝えることで、相手は前後の予定との兼ね合いを判断しやすくなります。詳しいビジネス英語のマナーについては、こちらの記事（https://mlck.jp/）もぜひ参考にしてください。
そのまま使える！スマートな日程提示フレーズ集
日程を提案する際に、本文に組み込める便利な言い回しです。
・Are you available at any of the following times?（以下の時間帯でご都合はいかがでしょうか？）
・Please let me know which of these options works best for you.（どの選択肢が最適か教えてください）
・I am flexible, so please suggest an alternative if these do not work.（私は柔軟に対応できますので、都合が合わなければ別の日時を提案してください）
【コピーOK】シチュエーション別メール文例集
パターン1：海外の取引先へ新規ミーティングの打診
フォーマルなトーンで、時差を考慮しつつ丁寧に依頼する文面です。
パターン2：社内のグローバルチームへ定例会議の調整
少しトーンを和らげつつ、効率的に意思決定を促す文面です。
パターン3：都合がつかない場合の「日程再調整」のお願い
相手の提案に対して、丁寧に断りつつ代替案を出すスマートな返し方です。
まとめ
英語での会議調整は、ほんの少しの「言語化された気遣い」で驚くほどスムーズになります。
・時差は必ず計算して両方の時間を併記する
・候補日時は具体的に3つ提示する
・相手の都合が悪い場合の「逃げ道（代替案）」も用意しておく
最初は時差の計算に頭を悩ませるかもしれませんが、慣れてしまえばこっちのもの！今回ご紹介した文例を使って、自信を持ってメールを送ってみてくださいね。
