【英語】システム障害・サービス停止のお詫びメール例文｜顧客への一斉送信マナー

MLCK

3時間前

システム障害の通知メールを送る際の基本ルール
顧客に安心感を与えるための3つのポイント
【シチュエーション別】今すぐ使えるお詫びメール例文
まとめ

システム障害の通知メールを送る際の基本ルール

システムトラブルが発生した際、最も避けるべきは「何も知らせないこと」です。たとえ原因が特定できていなくても、まずは状況を公表することが求められます。

顧客に安心感を与えるための3つのポイント

・件名に「重要性」と「内容」を明記する
一斉送信の場合、他のメールに埋もれないよう IMPORTANT や NOTICE といった言葉を件名の冒頭に置くのが効果的です。何についての通知なのかを一目で理解してもらえるように工夫しましょう。

・現状と今後の見通しをセットで伝える
「現在調査中であること」や「復旧の目途（分かれば）」を記載します。具体的な時間が不明な場合は、無理に時間を明示せず、進捗があり次第再通知することを約束しましょう。

・「一身上の都合」のような曖昧な表現を避ける
システムトラブルは事実を淡々と、かつ誠実に伝えるのがビジネスの鉄則です。「Technical difficulties（技術的な問題）」や「System outage（システム停止）」といった明確な言葉を選びます。

より広範なビジネスメールのマナーについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でも詳しく解説しています。

【シチュエーション別】今すぐ使えるお詫びメール例文

以下の例文は、多くの顧客へ一斉に送信することを想定した形式です。状況に合わせて内容を調整してください。

例文1：【第一報】システム障害の発生を知らせる場合

現在障害が発生しており、対応中であることを伝えるスピード重視の文面です。

件名： [IMPORTANT] Notice of System Interruption: [Service Name]

本文： Dear Valued Customers,

We are writing to sincerely apologize for the technical difficulties currently affecting our [Service Name].

Our team has identified a system outage starting from [Time, Timezone], which may cause issues with [Specific Function, e.g., logging in or processing payments]. Please be assured that our engineers are working urgently to resolve the issue as quickly as possible.

We deeply regret any inconvenience this may cause you. We will provide further updates as more information becomes available.

Thank you for your patience and continued support.

署名： Best regards, [Company Name] Support Team [Website URL]

例文2：【復旧報告】サービスが正常に再開した場合

障害が解決し、通常通り利用できるようになったことを報告する文面です。

件名： [Resolved] Service Restored: [Service Name]

本文： Dear Valued Customers,

We are pleased to inform you that the technical issue affecting [Service Name] has been fully resolved as of [Time, Timezone]. All services are now operating normally.

The root cause was identified as [Brief Reason, e.g., a server connectivity issue], and we have implemented measures to prevent such occurrences in the future.

We sincerely apologize for the frustration and inconvenience caused by this interruption. We appreciate your understanding and cooperation during this time.

If you continue to experience any issues, please do not hesitate to contact our support team.

署名： Best regards, [Company Name] Customer Success [Website URL]

例文3：【緊急メンテナンス】急遽サービスを停止する場合

予期せぬ不具合を防ぐために、急いでサーバーを止める際の通知です。

件名： URGENT: Emergency Maintenance for [Service Name]

本文： Dear Customers,

Please be advised that we will be performing emergency system maintenance to ensure the stability of our platform.

During the period below, [Service Name] will be temporarily unavailable: ・[Start Time] to [End Time] ([Timezone])

We apologize for the short notice and for any disruption to your workflow. This maintenance is necessary to provide you with a more secure and reliable service.

Thank you for your understanding.

署名： Best regards, [Company Name] Operations Team