契約を結んだ後に、状況の変化によって内容を一部変更したい場面が出てくることは珍しくありません。しかし、一度合意した内容の変更を切り出すのは、「相手に迷惑をかけるのではないか」「関係が悪化しないか」と不安に感じるものです。そんな時に役立つのが「覚書」の締結です。
この記事では、相手への敬意を払いつつ、変更の必要性を論理的に伝えて納得してもらうためのメールの書き方と、そのまま使える文例を詳しくご紹介します。
契約条項の変更を相談する際のマナーと基本ルール
契約内容の変更を依頼する際は、まず変更が必要になった背景を正直かつ丁寧に説明することが不可欠です。相手にとっては、当初の合意内容が変わることで運用の変更や再確認の手間が発生するため、その負担に対するお詫びの気持ちを添えるのがビジネスマナーです。
また、すべての契約をゼロから作り直す「巻き直し」ではなく、一部の変更のみを記す「覚書」での対応を提案することは、双方の事務作業を軽減する現実的な解決策として好まれます。メールでは、どの箇所の何を、どのように変えたいのかを明確に提示し、相手が検討しやすい材料を整えましょう。
送信のタイミングは、変更希望時期の少なくとも1ヶ月前、可能であれば2ヶ月程度余裕を持って相談するのが理想的です。急な変更依頼は相手を困惑させるだけでなく、信頼関係に影響を及ぼす可能性があるため注意が必要です。
【シチュエーション別】契約変更・覚書の相談メール文例
ここからは、実際の業務でそのまま使えるメールの文例をご紹介します。状況に合わせて適宜調整してご活用ください。
パターン①：契約内容の一部（期間や金額等）を変更したい場合の基本文例
パターン②：法改正や社会情勢の変化に伴う条項追加・変更の文例
パターン③：組織変更（社名変更や代表者変更）に伴う覚書締結の文例
契約変更の相談をスムーズに進めるためのポイント
相談を持ちかける際は、メールに「変更前」と「変更後」の比較表を添えたり、覚書のドラフト（草案）をあらかじめ添付したりすると、相手の検討時間が短縮され、合意を得やすくなります。また、相手側にメリットがある変更であればその点も強調しましょう。
まとめ
契約条項の変更や覚書の相談は、背景の丁寧な説明と相手への配慮が成功の鍵です。自社都合のお願いであることを忘れず、クッション言葉を使いながら誠実に提案しましょう。正確な現状把握と迅速な連絡を心がければ、契約変更もスムーズな関係維持の一助となります。
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