業務委託契約書のドラフトを受け取ったものの、内容に修正してほしい箇所が見つかり、どのように伝えたらよいか悩んでいませんか。
契約書は今後の取引の基盤となる重要な書面ですので、妥協せずに修正を依頼することが大切です。しかし、相手の気分を害さないか、角が立たないかと不安に思う方も多いでしょう。
この記事では、相手への配慮を示しつつ、修正の意図を正確に伝えるための基本マナーと、そのまま使えるシチュエーション別のメール文例をご紹介します。
業務委託契約書の修正を依頼する際のマナーと基本ルール
契約書の修正を依頼する際に最も重要なのは、修正の理由を明確にすることです。単に直してほしいと伝えるだけでは、相手もなぜ変更が必要なのか分からず、不信感を抱かせてしまう可能性があります。
変更箇所を伝える際は、どこをどう変えたいのかが一目でわかるように工夫します。一般的には、Wordの変更履歴機能を利用して赤入れを行ったファイルを添付する方法が親切です。ファイル上で修正箇所を明示するとともに、メールの本文でも主な修正の意図を簡潔に添えましょう。
また、角を立てないための配慮として、クッション言葉を活用します。恐れ入りますが、お手数をおかけいたしますが、といった言葉を添えるだけで、事務的な連絡が柔らかい印象になります。あくまで双方にとってより良い契約にするための前向きな提案であるという姿勢を示すことが大切です。
【シチュエーション別】業務委託契約書の修正（赤入れ）依頼メール文例
ここからは、実際の業務でそのまま使えるメールの文例をご紹介します。ご自身の状況に合わせて内容を調整してご活用ください。
パターン①：自社の修正案（赤入れ）を反映してほしい場合の基本文例
パターン②：条件面や金額の交渉に伴う修正をお願いする場合の文例
パターン③：法務部門の確認を経て修正をお願いする場合の文例
修正依頼メールを送る際の注意点
契約書のやり取りは、バージョン管理が非常に重要です。修正依頼を送る際は、ファイル名に日付や「修正案」といった言葉を入れ、どの時点のファイルか相手が一目でわかるように配慮しましょう。
まとめ
業務委託契約書の修正依頼メールでは、修正の意図をわかりやすく伝えることと、相手への配慮ある言葉遣いが欠かせません。Wordの変更履歴を活用し、どこをなぜ直したいのかを明確に提示しましょう。角を立てずに誠意ある対応を心がけることで、その後の取引もスムーズに進むはずです。今回ご紹介した文例を活用し、自信を持って連絡を進めてみてください。
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