英語で休職（産休・育休・サバティカル）を伝えるメールの書き方

MLCK

2時間前

「産休や育休、あるいは念願のサバティカル休暇に入ることになった。でも、英語でどう伝えたらチームや取引先に迷惑をかけないだろうか」と、メールの文面に迷っていませんか。

長期の休職を伝える際は、単に「休みます」と伝えるだけでなく、不在の間の業務をどう管理するか、誰に連絡すればよいかを明確に示すことが、プロフェッショナルとしての最大の配慮です。正しい表現を使えば、周囲も快くあなたを送り出してくれるはずです。

この記事では、休職を案内する際の基本マナーと、産休・育休から自己研鑽の休暇まで、状況に合わせてすぐに使える英文テンプレートを分かりやすく解説します。

英語で休職を案内する際の基本ルールとマナー
【そのまま使える】英語での休職案内メール例文集

英語で休職を案内する際の基本ルールとマナー

英語圏のビジネスシーンでも、長期不在の連絡は「相手の業務を止めないこと」が最優先されます。

報告のタイミングは「1〜2ヶ月前」が目安

休職の期間にもよりますが、数ヶ月以上にわたる場合は、遅くとも1〜2ヶ月前には周囲に伝え始めるのが一般的です。まずは直属の上司に話し、公式な合意を得た後にチームや取引先へメールを送ります。

件名は「期間」と「目的」をセットで記載する

メールを受け取った人がスケジュールをすぐに把握できるよう、件名には「Leave of Absence（休職）」や「Maternity Leave（産休）」といった言葉と、不在期間を入れましょう。例：Important: Leave of Absence Announcement – [あなたの名前]

不在中の緊急連絡先や後任者を明記する

取引先やチームメンバーが最も心配するのは「何かあった時に誰に頼ればいいか」です。後任者の名前と連絡先を必ず含め、引き継ぎが完了していることを強調することで、周囲の安心感に繋がります。

ビジネスシーン全般のマナーについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でも詳しく紹介していますので、参考にしてみてください。

【そのまま使える】英語での休職案内メール例文集

それでは、具体的なシチュエーション別のテンプレートを見ていきましょう。

パターン1：産休・育休（Maternity / Paternity Leave）の案内

喜びを分かち合いつつ、仕事への責任感も示す構成です。

件名：Announcement of Maternity Leave – [あなたの名前]
本文： Dear Team / [相手の名前],

I am writing to share some personal news. I will be taking maternity leave starting from [開始日] and expect to return to work around [復帰予定時期：例 Early October 2026].

During my absence, [後任の名前] has kindly agreed to handle my responsibilities. You can reach [彼/彼女] at [メールアドレス] for any assistance regarding [プロジェクト名や業務内容].

I am working closely with the team to ensure all my current projects are in order before I leave. I look forward to reconnecting with you all upon my return.

Best regards,
[あなたのフルネーム] [署名]

パターン2：サバティカル休暇（Sabbatical Leave）の案内

自己研鑽やリフレッシュのための休暇であることをポジティブに伝えます。

件名：Sabbatical Leave Announcement – [あなたの名前]
本文： Dear [相手の名前],

I would like to inform you that I will be taking a sabbatical leave from [開始日] to [終了日].

I am very grateful to [会社名] for providing this opportunity for personal and professional development. During this time, I will be offline and away from my email.

For any urgent matters or ongoing projects, please contact [後任の名前] at [メールアドレス]. We have already completed a thorough handover to ensure everything continues smoothly.

I appreciate your understanding and look forward to working with you again after [復帰日].

Sincerely,
[あなたのフルネーム] [署名]

パターン3：個人的な理由による長期休職（Medical / Personal Leave）の案内

詳細な理由は伏せつつ、プロフェッショナルなトーンを維持する形式です。

件名：Notification of Leave of Absence – [あなたの名前]
本文： Dear [相手の名前],

I am writing to inform you that I will be taking a leave of absence for personal reasons, effective [開始日]. I anticipate being away until [復帰予定日].

To ensure there is no disruption to our business, [後任の名前] will be your primary point of contact during my absence. [彼/彼女] is fully briefed on our current status and can be reached at [メールアドレス].

I apologize for any inconvenience this may cause and appreciate your support during this period. I will be sure to update you once my return date is finalized.

Warm regards,
[あなたのフルネーム] [署名]