「明日から長期出張なのに、英語の不在設定をまだ作っていない」 「産休に入るけれど、海外のクライアントにどう自動返信を残せば失礼がないだろうか」
長期休暇や出張を前に、こうした不安を感じている方は多いはずです。英語での不在設定（Out of Office, 通称OOO）は、単なる事務的な通知ではありません。あなたが不在の間も、相手の仕事を止めないための大切なビジネスエチケットです。
この記事では、相手に信頼感を与えつつ、自分の状況を正確に伝えるための英語フレーズと、そのまま使えるテンプレートをシチュエーション別にご紹介します。これを読めば、安心して休暇や出張へ出発できる準備が整います。
英語の不在設定（OOO）で必ず入れるべき3つの項目
英語で自動返信を作成する際、情報の過不足がないように注意しましょう。以下の3点を盛り込むのがグローバルスタンダードです。
不在期間（いつからいつまで休むのか）
「現在不在です」だけでなく、必ず until [日付] や starting from [日付] を使い、いつ戻るのかを明記します。これにより、相手は「いつまで待てばよいか」の目処を立てることができます。
不在の理由（簡潔に、かつプロフェッショナルに）
理由は詳細に書く必要はありません。 ・On a business trip（出張のため） ・On maternity leave / paternity leave（産休・育休のため） ・On a sabbatical leave（サバティカル休暇のため） このように、状況を簡潔に添えるだけで十分です。
緊急時の連絡先（後任者やチームのアドレス）
あなたがいない間に急を要する事態が起きた場合、誰に連絡すべきかを必ず記載します。後任者の名前とメールアドレスを添えることで、取引先の不安を解消し、会社としての信頼を守ることができます。
より詳細なビジネスマナーやメールの基本ルールについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でも詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
【コピー＆ペーストOK】シチュエーション別・不在設定テンプレート
それでは、2026年のビジネスシーンでそのまま使える3つのテンプレートをご紹介します。
パターン1：長期出張（時差があり返信が遅れる場合）
完全にオフラインではなく、確認はできるが返信が遅れる可能性がある際に有効です。
件名：Out of Office: [あなたの名前]
本文： Thank you for your email.
I am currently away on a business trip and will have limited access to my email until [復帰日：例 March 20, 2026]. Please expect a delay in my response.
For any urgent matters, please contact [後任の名前] at [メールアドレス]. Otherwise, I will get back to you as soon as possible upon my return.
Best regards,
[あなたの名前]
パターン2：産休・育休（長期間の不在と復帰時期の案内）
数ヶ月単位の不在となるため、復帰の目安を伝えて安心感を与えます。
件名：Out of Office: Maternity Leave Announcement – [あなたの名前]
本文： Thank you for reaching out.
Please be advised that I am currently on maternity leave and will be away from the office until [復帰予定月：例 October 2026].
During my absence, [後任の名前] will be handling all my accounts. Please direct your inquiries to [彼/彼女] at [メールアドレス] to ensure a timely response.
I look forward to connecting with you again when I return.
Sincerely,
[あなたの名前]
パターン3：サバティカル休暇・リフレッシュ休暇（完全にオフラインの場合）
メールチェックを一切行わないことを明示し、後任へ誘導する形式です。
件名：Out of Office: Sabbatical Leave – [あなたの名前]
本文： Thank you for your message.
I am currently away on a sabbatical leave and will not have access to my email until [復帰日].
If you require immediate assistance, please contact the team at [チーム共有アドレス] or [後任の名前] at [メールアドレス]. They will be happy to assist you in my absence.
I appreciate your patience and look forward to catching up when I am back on [復帰日].
Warm regards,
[あなたの名前]
まとめ：不在設定は「相手への思いやり」の第一歩
英語での不在設定（OOO）を作成する際は、以下の3点を意識しましょう。
- 復帰日を具体的に明記し、相手のスケジュール調整を助ける。
- 不在の理由は短くプロフェッショナルに伝える。
- 必ず代わりの連絡先（後任者）を提示する。
丁寧に設定された自動返信は、あなたがその仕事を大切に思っていることの証です。しっかりと準備を整えて、目の前の出張や大切な休暇に集中してください。
他にも、ビジネスシーンで役立つ英語の言い回しやメール術を（https://mlck.jp/）で多数紹介しています。ぜひ次の一歩に役立ててください。
