せっかく進んだ選考ですが、「他社で内定が出た」「どうしても今の会社を辞められなくなった」「実際に検討して方向性の違いを感じた」など、面接を辞退しなければならない場面は必ず訪れます。
辞退を伝えるのは気が重いものですが、企業側はあなたのために面接官のスケジュールを確保し、会議室を予約して待っています。無断欠席（バックレ）は絶対にNGですが、正しいマナーで早めに連絡をすれば、不当に評価を下げることはありません。
この記事では、相手に失礼を与えず、かつ自分の誠意をしっかり伝えるための面接辞退メールの書き方を解説します。
【重要】当日・前日の辞退は「電話＋メール」が鉄則
面接辞退において、最も避けるべきは「相手がメールに気づかないこと」です。
- 2日前まで：メールのみの連絡で問題ありません。
- 前日・当日：担当者がメールをチェックできない可能性があるため、まずは電話で直接謝罪を伝え、その後に「記録」としてメールを送るのが社会人としてのマナーです 。
特に当日のキャンセルは、採用担当者の業務に大きな影響を与えます。「気まずいから」とメール一本で済ませず、誠実な対応を心がけましょう。
辞退理由はどこまで詳しく伝えるべきか？
辞退の理由は、詳細に書く必要はありません。基本的には「検討の結果」「一身上の都合」といった表現で十分です。
- 他社に決まった場合：「他社様とのご縁があり、そちらに入社を決意いたしました」
- 志望度が変わった場合：「改めて自身のキャリアを検討した結果、貴社の職務内容と私の希望に乖離があると感じたため」
このように、簡潔かつポジティブな理由を添えるのがスマートです。
【コピーOK】状況別・面接辞退メール文例
パターン①：数日前に辞退する場合（基本）
パターン②：他社での内定が決定した場合
パターン③：当日キャンセル（電話後に送るフォローメール）
まとめ：誠実な辞退はあなたのキャリアを守る
面接辞退は決して「悪いこと」ではありませんが、伝え方一つで「無責任な人」という印象を与えてしまいます。
- 判明した時点で即連絡する
- 直前なら必ず電話を併用する
- 丁寧な言葉で謝罪と感謝を伝える
この3点を守れば、ビジネスパーソンとしての信頼を損なうことはありません。気まずさを乗り越えて、誠実な一通を送りましょう 。
辞退の連絡を終えたら、次のステップに向けて準備を整えましょう。以下の記事もよく読まれています。
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