「来週お時間はありますか？」「火曜日はどうですか？」「あいにく火曜日は埋まっておりまして……」といったメールのやり取りに、時間を取られていませんか。
スケジュール調整は、ビジネスにおいて頻繁に発生する作業ですが、やり方を少し工夫するだけで、1回の往復で完結させることができます。自分だけでなく相手の時間も尊重するために、スマートな調整術を身につけましょう。
この記事では、相手に負担をかけず、最短で日時を確定させるための書き方と文例をご紹介します。
1回で決まるスケジュール調整メールの「3つの鉄則」
何度もメールを往復させてしまう原因は、情報の不足にあります。1回で終わらせるためには、相手が「Yes」か「No（または選ぶだけ）」で答えられる状態を作ることが大切です。
1．候補日は最低でも3つ、具体的な日時で提示する 「ご都合の良い日を教えてください」という丸投げは、相手にカレンダーを確認させて書き出す手間を与えるため、かえって負担になります。こちらから複数の候補日を提示しましょう。その際、「14時〜16時の間」など、幅を持たせた書き方をするとヒット率が高まります。
2．所要時間、場所（またはURL）、目的を明記する 「何分かかるのか」「どこで行うのか（またはオンラインか）」がわからないと、相手は前後の予定を組むことができません。 ・所要時間：約60分 ・形式：Zoom（URLは確定後にお送りします） このように、条件を箇条書きで添えるのがコツです。
3．回答期限を設けて、相手の「後回し」を防ぐ 「〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです」と期限を添えましょう。期限があることで、相手の確認漏れを防ぎ、自分も他の予定を仮押さえしておく期間が明確になります。
【コピー＆ペーストで使える】スケジュール調整メールの例文集
それでは、すぐに使える3つの文例を紹介します。状況に合わせて調整してください。
パターン①：社外の相手へ新規打ち合わせを依頼する場合
相手の負担を最小限にしつつ、こちらの誠実さを伝える文面です。
パターン②：社内の会議・ミーティングを調整する場合
効率を重視し、必要な情報をコンパクトにまとめた文面です。
パターン③：複数の候補から相手に選んでもらう場合（返信）
相手から「いくつか候補をください」と言われた際のスマートな返信です。
まとめ：効率的な調整が「仕事ができる人」の印象を作る
スケジュール調整メールを1回で終わらせるためのポイントは、以下の3点に集約されます。
・相手に考えさせない「具体的な候補日」を3つ以上提示する。 ・所要時間や場所など、判断に必要な情報をすべて盛り込む。 ・回答期限を伝えて、プロジェクトを停滞させない。
これらを意識するだけで、あなたの仕事のスピード感は劇的に向上し、周囲からも「配慮ができる人」という信頼を得られるようになります。ぜひ今日から実践してみてください。
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