「契約書の原本を郵送してほしいけれど、どう頼めば角が立たないだろう」「返送用封筒を入れたことをスマートに伝えたい」と、メールの文面に迷っていませんか。
契約書のやり取りは、ビジネスの土台となる重要なプロセスです。郵送をお願いする際に、相手の手間を減らす工夫と丁寧な言葉添えをすることで、事務作業のストレスを軽減し、良好な関係を築くことができます。
この記事では、契約書の原本送付を依頼する際のマナーと、そのままコピー＆ペーストして使えるシチュエーション別の例文をご紹介します。
スムーズな返送を促す！郵送依頼の基本マナー
契約書の原本郵送は、相手にとっても手間がかかる作業です。スムーズに手続きを終えるために、以下の3つのポイントを押さえておきましょう。
1．返送用封筒の準備（切手・宛名）は送り側のマナー 原本を返送してもらう際は、あらかじめ宛名を記載し、切手を貼った「返送用封筒」を同封するのがビジネスの基本マナーです。相手に切手代や封筒を用意する手間をかけさせない配慮が、迅速な返送に繋がります。
2．返送期限の目安を提示して「後回し」を防ぐ 「お手すきの際にお願いします」という表現は一見丁寧ですが、相手の優先順位を下げてしまう原因になります。 （例：誠に恐縮ながら、〇月〇日までにご返送いただけますと幸いです） このように、具体的な期限を添えることで、相手もスケジュールが組みやすくなります。
3．原本管理の重要性を伝え、紛失リスクを避ける 原本は法的に重要な書類であることを再認識してもらうため、「原本管理」の観点から郵送をお願いしている旨を添えましょう。また、送付物が何であるかを明記することで、相手側の開封・処理をスムーズにします。
なお、契約締結前の日程調整や、ビジネスでの丁寧な依頼術については、こちらのサイト（https://mlck.jp/ ）でも幅広く紹介していますので、併せて参考にしてください。
【コピー＆ペーストで使える】契約書の郵送依頼メール例文集
それでは、具体的なシチュエーション別の例文をご紹介します。
パターン①：新規契約締結後の郵送依頼（標準的）
契約に合意し、こちらで押印した原本を2部送る際の文面です。
パターン②：契約更新に伴う差し替え・郵送依頼
既存の契約を更新し、新しい契約書をやり取りする場合の文面です。
パターン③：原本返送の期限が迫っている際のリマインド
なかなか原本が戻ってこない場合に、角を立てずに催促する文面です。
まとめ：丁寧な郵送案内が、確実な契約締結をサポートする
契約書の郵送依頼メールで大切なのは、以下の3点です。
・返送用封筒を同封し、相手の手間を最大限に省く。 ・返送期限を明確に伝え、スケジュール管理を共有する。 ・リマインドの際は「原本管理のルール」を理由に添えて、角を立てない。
こうした細かな配慮が、契約の最終ステップをスムーズにし、相手からの「仕事が丁寧だ」という評価に繋がります。自信を持って、最後の手続きを進めましょう。
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