「退職したいけれど、上司にどう切り出せばいいんだろう……」「メールで伝えても失礼にならないかな？」と、不安な気持ちを抱えていませんか。
長年お世話になった職場を離れる際、最後の手続きで印象を悪くしてしまうのは避けたいものです。特に退職の意思表示は、社会人としてのマナーが問われる重要な場面です。
この記事では、退職願や退職届の正しい出し方と、上司や周囲に送るメールの正解マナーをわかりやすく解説します。この記事を読めば、迷うことなく円満退職への手続きを進められるようになります。
退職の意思を伝える前に知っておきたい基本のステップ
退職の手続きをスムーズに進めるためには、まず就業規則を確認することが最優先です。多くの企業では「退職の1ヶ月前までに申し出ること」といった規定があります。まずは会社のルールを守ることが、円満退職の第一歩となります。
また、退職を伝える順番も非常に重要です。仲の良い同僚に先に話したくなるかもしれませんが、必ず直属の上司に最初に伝えるのが鉄則です。人づてに退職の話が上司の耳に入ってしまうと、信頼関係を損ねる原因になりかねません。
なお、書類に記載する退職理由は、詳細を細かく書く必要はありません。自己都合の場合は一身上の都合と記載するのが、最も一般的で角の立たないビジネスマナーです。
退職願・退職届をメールで送る際のマナーと注意点
本来、退職願は対面で手渡すのが理想ですが、リモートワークの普及や、上司と直接会う機会が作れない場合にはメールで対応することもあります。
メールで送る際に最も注意すべきなのは、件名だけで内容が伝わるようにすることです。上司は多忙なため、埋もれないように「退職の相談」や「退職願の提出」といった明確な言葉を選びましょう。
また、退職願をPDFなどで添付する場合は、ファイル名に自分の名前を入れ、パスワードをかけるなどの配慮があると、よりプロフェッショナルな印象を与えます。
【状況別】そのままコピーして使える退職関連メール文例
パターン①：【アポイント】上司に退職の相談をするためのメール
いきなり「辞めます」とメールするのではなく、まずは面談の時間を取ってもらうための依頼メールです。
パターン②：【提出】退職願・退職届をメールで送付する場合
事前の面談が済み、正式な書類をデータで提出する際の文面です。
パターン③：【挨拶】社内への退職報告と感謝を伝えるメール
最終出社日に、同じ部署や関わりのあった方々へ一斉送信する挨拶メールです。
円満退職のために意識したい「一言」の添え方
メールを送る際には、事務的な報告だけでなく、これまでの感謝を伝える一言を添えることが大切です。「〇〇さんにご指導いただいた経験を、次でも活かしたい」といった具体的なエピソードを一つ添えるだけで、受け取る側の印象は大きく変わります。
もし、退職の手続きで他にも不安な点がある場合は、こちらの関連記事でも詳しく解説していますので、参考にしてみてください。
まとめ：マナーを守った伝え方で、新しい一歩を
退職の報告は緊張するものですが、以下の3点を意識すれば大丈夫です。
・まずは就業規則を確認し、直属の上司へアポイントを取る ・件名は明確にし、退職理由は「一身上の都合」とする ・メールであっても感謝の気持ちを忘れずに伝える
これまでの関係を大切にしつつ、礼儀正しく手続きを進めることで、晴れやかな気持ちで次のステージへ進めるはずです。応援しています！
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