取引先との契約期間が満了するにあたり、今回は更新を見送りたいけれど、どのように伝えれば角が立たないだろうかと悩んでいませんか。
契約の終了（更新拒絶）を伝える連絡は、これまでの感謝を示すとともに、明確に「更新しない」という意思を誤解なく伝える必要があり、非常に気を遣うものです。伝え方を間違えると、トラブルに発展したり、将来的な取引の可能性を絶ってしまったりする恐れもあります。
この記事では、相手への配慮を示しつつ、ビジネスライクかつ誠実に契約終了の旨を伝えるための基本マナーと、そのまま使えるシチュエーション別のメール文例をご紹介します。
契約期間満了に伴う契約終了メールを送る際のマナーと基本ルール
契約終了のメールを送る際に最も大切なのは、これまでの尽力に対する感謝の気持ちを丁寧に伝えることです。単に契約を終了しますという事実だけを伝えると、冷たい印象を与え、相手の気分を害してしまう可能性があります。まずは、これまでの取引に対するお礼をしっかりと述べましょう。
また、更新しない理由については、相手に責任がないことを暗に伝える工夫が必要です。自社の体制変更、予算の見直し、プロジェクトの区切りなど、自社側の都合であることを理由にすると、相手のプライドを傷つけずに円満な終了を迎えやすくなります。
そして、契約上定められた通知期限を必ず守ることも重要です。契約書には多くの場合、契約満了の１ヶ月前までに申し出がない場合は自動更新されるといった条項が含まれています。通知が遅れると契約違反やトラブルの元となるため、余裕を持って連絡するように心がけてください。
【シチュエーション別】契約終了（更新拒絶）の通知メール文例
ここからは、実際の業務でそのまま使えるメールの文例をご紹介します。ご自身の状況や、相手との関係性に合わせて内容を調整してご活用ください。
パターン①：業務完了やプロジェクト終了に伴う円満な契約終了の文例
パターン②：自社の体制変更や内製化を理由とした契約終了の文例
パターン③：予算都合やコスト削減を理由とした契約終了の文例
契約終了メールを送る際に見落とせない注意点
本文でも触れましたが、自動更新条項のある契約の場合、いつまでに終了の意思表示をしなければならないかという事前通知の期限を、必ず契約書原本で確認してください。
また、口頭やメールだけでなく、書面（通知書）でのやり取りが契約上求められているケースもあります。メールはあくまで第一報として送り、必要に応じて書面を郵送したり、電子契約システム等で合意の記録を残したりすることも大切です。
まとめ
契約期間満了に伴う契約終了の通知メールでは、これまでの感謝を伝えることと、自社都合であることを理由にして角を立てずに断ることが重要です。また、契約上の通知期限を遵守し、余裕を持った連絡を心がけましょう。今回ご紹介した文例を活用し、相手との良好な関係を保ちつつ、誠意ある対応を進めてみてください。
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