会議の予定を変更しなければならなくなった時、最も大切なのは相手への敬意です。以下の3つのポイントを意識しましょう。
会議の欠席・ドタキャンを英語で伝える際の3つのマナー
・一分一秒でも早く連絡する
ドタキャンの場合、メールだけでなくチャットや電話も併用するのがベストです。相手が会議の準備を始める前に連絡が届くよう、最優先で動きましょう。
・必ず「リスケジュール」を自分から提案する
「行けません」だけで終わらせるのはマナー違反です。メールを送る時点で、自分の空いている候補日を3つほど提示し、相手に選んでもらう形にすると、やり取りがスムーズになります。
・お詫びの言葉を強調する
英語でも「Apologize（謝罪する）」や「Inconvenience（不便、迷惑）」という言葉を使い、申し訳ないという気持ちをしっかりと言葉にすることが信頼回復の第一歩です。ビジネス全般の丁寧な言い回しについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/）も参考になります。
相手に配慮した「理由」の伝え方
理由は詳しく説明しすぎる必要はありません。しかし、直前の場合は「Unexpected circumstances（予期せぬ事態）」や「Family emergency（家庭の急用）」といった表現を使うことで、やむを得ない事情であることを察してもらえます。
【シチュエーション別】今すぐ使えるお詫びとリスケのメール例文
状況に合わせて、以下のテンプレートのカッコ内を書き換えてご活用ください。
例文1：急な体調不良や家庭の事情でドタキャンする場合
直前に連絡を入れる際の、最も標準的で丁寧な表現です。
例文2：ダブルブッキング（予定の重複）に気づいて変更をお願いする場合
自分のミスで予定を重ねてしまった場合でも、正直に「スケジュールの不手際」として謝罪するのがプロフェッショナルです。
例文3：【事後】うっかり会議を欠席してしまった際のお詫び
万が一、会議を失念してしまった場合は、気づいた瞬間に最大限の謝罪を送りましょう。
まとめ
会議の欠席やドタキャンは、誰にとっても避けたい事態ですが、**「即時の連絡」「誠実な謝罪」「代案の提示」**をセットで行うことで、相手との信頼関係を維持することができます。
ミスをした後のフォローこそが、あなたのビジネスマンとしての評価を決めます。まずは深呼吸して、上記の例文を参考に誠意を伝えてみてくださいね。
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