「楽しみにしていた打ち合わせなのに、急な仕事が入ってしまった……」「体調を崩してどうしても動けない」といった状況は、どんなにスケジュール管理を徹底していても起こりうるものです。しかし、一度決めた約束を変更するのは心苦しく、どう伝えれば角が立たないか悩んでしまいますよね。
打ち合わせのキャンセルや日程変更は、「伝え方」ひとつであなたの誠実さをアピールする機会にもなります。この記事では、相手の時間を尊重しつつ、良好な関係を維持するための再調整メールの書き方を解説します。
相手の手間を最小限に！キャンセル・再調整の3つの鉄則
予定の変更をお願いする際は、相手に「余計な手間をかけさせない」という配慮が最も重要です。
1. タイミング：変更が分かった瞬間に連絡、当日は電話が必須
「行けない」と分かったその瞬間が連絡のタイミングです。もし打ち合わせ当日のキャンセルであれば、メールを送るだけでなく必ず電話を入れましょう。メールは見落とされる可能性があるため、相手が移動を始めてしまう前に直接お詫びを伝えるのが最低限のマナーです。
2. 理由の伝え方：詳細は伏せつつ「やむを得ない事情」を強調する
理由は正直に伝えて構いませんが、詳しく書きすぎる必要はありません。プライベートな理由や他社との兼ね合いであれば、**「やむを得ない事情により」「急用につき」**といった表現を使うのが一般的です。ただし、体調不良の場合は、相手に「無理をさせては申し訳ない」と思ってもらえるよう、簡潔に状況を伝えても失礼にはあたりません。
3. 再提案の作法：こちらから複数の候補日を提示する
「いつなら大丈夫ですか？」と相手に聞くのではなく、こちらから候補日を3つ以上提示しましょう。相手が「はい」か「いいえ」で答えられる状態にすることで、再調整の負担を大幅に減らすことができます。ビジネスメールの構成については、こちらのサイト（https://mlck.jp/）の基本ルールも併せて活用してみてください。
【シチュエーション別】そのまま使える日程再調整メール文例集
状況に応じた適切な文面で、誠実さを伝えましょう。
パターン①：【急用】急な案件やトラブルで変更をお願いする場合
突発的なトラブルや、どうしても外せない社内事情が発生した際の文例です。
パターン②：【体調不良】自身の体調不全により延期を願い出る場合
体調を崩してしまった際、無理をして不備を出すよりも早めに延期をお願いする文例です
パターン③：【数日前】スケジュールの都合で早めに調整を依頼する場合
数日前の段階で、他の重要な予定と重なってしまった際の丁寧な依頼文例です。
まとめ：丁寧な再調整は、相手への敬意の証
打ち合わせの日程変更は、決して気持ちの良いものではありませんが、その後の丁寧なフォローで信頼を損なわないことは可能です。
・変更が必要になった時点で、1秒でも早く連絡を入れる。 ・相手が選ぶだけで済むよう、具体的な候補日を複数提示する。 ・お詫びの言葉を尽くし、再会への意欲を伝える。
誠実な対応を積み重ねることで、変更後のお打ち合わせがより実りあるものになるはずです。前向きな気持ちで再調整に臨みましょう。
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