【社内】会議日程変更のお知らせメールの書き方と例文｜シーン別の例文付き

社内会議の日程変更は、参加者のスケジュール調整や会議室の再予約など、様々な手間が発生するため、慎重な対応が求められます。しかし、やむを得ない事情で会議日程を変更しなければならない場合もあるでしょう。

本記事では、社内会議の日程変更をスムーズに行うためのメール作成術と、シーン別の例文を紹介します。

会議日程変更のお知らせメールの書き方

社内会議の日程変更メールを作成する際は、以下のポイントを押さえましょう。

1. 件名は具体的に
   • 件名を見ただけで、会議の日程が変更になったことがわかるようにしましょう。
   • 例：「【重要】〇〇会議日程変更のお知らせ」「【再送】〇〇会議日程変更のご連絡」
2. 変更前後の日程を明記
   • 参加者が変更内容をすぐに把握できるよう、変更前後の日程を明記しましょう。
   • 日時だけでなく、曜日も記載するとより親切です。
3. 変更理由を具体的に記載
   • 参加者が納得できるよう、変更理由を具体的に記載しましょう。
   • ただし、社外秘の情報や個人的な事情などは伏せるようにしましょう。
4. 代替案を提示
   • 可能な限り、代替案を提示しましょう。
   • 代替案を複数提示することで、参加者の都合に合わせやすくなります。
5. お詫びと感謝の言葉を添える
   • 日程変更により参加者に迷惑をかける可能性があるため、お詫びの言葉を添えましょう。
   • また、日程調整に協力してくれることへの感謝の言葉も伝えましょう。
6. 早めに連絡
   • 日程変更が決まったら、早めに連絡しましょう。
   • 参加者のスケジュール調整時間を十分に確保するためです。
7. 返信期限を設ける
   • 日程調整をスムーズに行うため、返信期限を設けましょう。
   • 期限を設けることで、参加者は優先的に返信する必要があることを認識できます。

日程変更をスムーズに行うための注意点

• 日程変更の理由によっては、参加者から反発を受ける可能性があります。
• 特に、個人的な理由や曖昧な理由での日程変更は避けましょう。
• また、日程変更の連絡が遅れると、参加者のスケジュール調整が困難になるため、早めの連絡を心がけましょう

会議日程変更のお知らせメールの例文

ここでは、社内会議の日程変更メールの例文を、シーン別に紹介します。

例文①：会議室の都合で日程変更する場合

例文②：参加者の都合で日程変更する場合

例文③：議題の都合で日程変更する場合

まとめ

社内会議の日程変更は、参加者のスケジュール調整や会議室の再予約など、様々な手間が発生するため、慎重な対応が求められます。本記事で紹介したメール作成術と例文を参考に、スムーズな会議運営を目指しましょう。

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