ビジネスにおいて、注文のキャンセルは避けられない状況です。特に社外との取引では、キャンセルを受け入れる際にも丁寧な対応が求められます。今回は、注文キャンセルの承諾メールの書き方と、具体的な例文を3つご紹介します。
注文キャンセルの承諾メールの書き方
- 件名:件名は簡潔に「注文キャンセルの承諾」や「ご注文キャンセルのご確認」など、内容が一目でわかるようにします。
- 宛名:相手の会社名や担当者名を正確に記載します。
- お礼の言葉:まずは注文をいただいたことに対してお礼を述べます。たとえキャンセルになったとしても、取引の機会をいただいたことへの感謝を伝えましょう。
- キャンセルの承諾:キャンセルの要望を受け入れる旨を明確に伝えます。この際、相手の事情を理解していることを示すと、より丁寧な印象を与えます。
- 今後の取引への期待:キャンセルを受け入れた後も、今後の取引に期待していることを伝えます。これにより、関係性を維持し、次の機会につなげることができます。
- 締めの言葉:最後に、再度感謝の気持ちを伝え、メールを締めくくります。
注文キャンセルの承諾メールの例文
注文キャンセルの承諾メールの例文①
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇商事株式会社の丸山です。
〇月〇日付のメールにてご注文キャンセルの件、
確かに承りました。
今後ともご愛顧いただきますよう、
何卒宜しくお願い申し上げます。
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署名
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注文キャンセルの承諾メールの例文②(キャンセルの理由に理解を示す)
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。。
〇〇商事株式会社の丸山です。
この度は、ご注文いただきました商品のキャンセルをご連絡いただき、誠にありがとうございます。
ご事情によりキャンセルとのこと、承知いたしました。手続きを進めさせていただきます。
またの機会に、ぜひ当社の商品・サービスをご利用いただけますと幸いです。
何かご質問等がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
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署名
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注文キャンセルの承諾メールの例文③(キャンセル後のフォロー)
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。。
〇〇商事株式会社の丸山です。
この度は、ご注文いただきました商品のキャンセルをご連絡いただき、誠にありがとうございます。
キャンセルのご要望を承り、手続きを進めさせていただきます。
また、今回のキャンセルに至った経緯について、
何かご要望やご意見がございましたら、ぜひお聞かせください。
今後のサービス改善に活かしてまいります。
引き続き、〇〇商事株式会社をどうぞよろしくお願い申し上げます。
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署名
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まとめ
注文キャンセルの承諾メールは、キャンセルを受け入れるだけでなく、今後の取引につなげるための重要なコミュニケーションです。丁寧な言葉遣いと、相手の事情を理解する姿勢を示すことで、良好な関係を維持することができます。ぜひ、上記の例文を参考に、状況に応じたメールを作成してください。