取引先へ注文書の送付を依頼する催促メールは、丁寧かつ明確なコミュニケーションが重要です。相手に不快な思いをさせず、スムーズに発注書を提出してもらうためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。
ここでは、注文書の催促メールの書き方と例文をご紹介します。
注文書の催促メールの書き方
- 件名：簡潔に目的を伝える
- 例：「【至急】〇月〇日注文書のご送付依頼」
- 本文：
- 挨拶
- 自己紹介
- 注文内容と期日
- 現状と依頼内容
- 具体的な状況を説明する
- 期日を明記する
- 締めの言葉
- 署名
2. ポイント
- 丁寧な言葉遣い
- 敬語を正しく使う
- 依頼する際は「お願い申し上げます」など丁寧な表現を使う
- 具体的な情報
- 注文日、注文内容、期日などを明確に記載する
- 依頼の理由
- 発注書が必要な理由を簡単に説明する
- 感謝の言葉
- 依頼に対する感謝の気持ちを伝える
- 署名
- 氏名、役職、連絡先などを記載する
注文書の催促メールの例文
初回の催促
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
さて、〇月〇日にご注文いただきました「〇〇」の注文書ですが、
本日〇月〇日までに弊社にて受領できていない状況です。
お手数をおかけしますが、〇月〇日(〇曜日)までにメールにて
ご送付いただけますようお願い申し上げます。
■注文内容の詳細
・商品品番：ABC-3354〇〇
・注文数量：50台
・金額：〇〇円（税別）
・納品先：〒〇〇〇ー〇〇〇〇
東京都中央区〇〇町〇〇
△△商事 三角様
・納品指定日：〇月〇日（〇）
なお、本メールと行き違いでご手配頂きましたらご容赦ください。
お忙しいところ恐れ入りますが、お取り計らいのほど、宜しくお願い致します。
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署名
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2回目の催促
〇〇株式会社
〇〇様
たびたび申し訳ございません。
〇〇商事の丸山です。
さて、昨日メールにてお願いしておりました
ご注文書送付の件ですが、その後いかがでしょうか。
大変失礼とは存じますが、確認までにご連絡いたしました。
納期のご希望に添えない恐れがございますので、
まだのようでしたら急ぎ請求書を頂戴したく存じます。
念のため、ご注文内容を下記にてご提示いたします。
■注文内容の詳細
・商品品番：ABC-3354〇〇
・注文数量：50台
・金額：〇〇円（税別）
・納品先：〒〇〇〇ー〇〇〇〇
東京都中央区〇〇町〇〇
△△商事 三角様
・納品指定日：〇月〇日（〇）
なお、本メールと行き違いでご手配頂きましたら申し訳ございません。
たびたび恐れ入りますが、ご確認いただければ幸いです。
何卒宜しくお願い致します。
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署名
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最後の催促
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
さて、度重なるお願いにも関わらず
未だご注文書が到着していないため、再度連絡いたします。
誠に申し訳ございませんが、このまま注文書が未着のままですと、
ご希望納期までの手配が非常に困難な状況でございます。
〇月〇日(〇曜日)までにご送付いただけない場合は、
誠に不本意ながら、ご注文をキャンセルさせていただきます。
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■注文内容の詳細
・商品品番：ABC-3354〇〇
・注文数量：50台
・金額：〇〇円（税別）
・納品先：〒〇〇〇ー〇〇〇〇
東京都中央区〇〇町〇〇
△△商事 三角様
・納品指定日：〇月〇日（〇）
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なお、本メールと行き違いでご手配頂きましたら申し訳ございません。
どうか事情をお察しの上、お取り計らいください。何卒宜しくお願いいたします。
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署名
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