納期延期は誰にでも起こり得ることですが、依頼する際は相手に失礼のないように、丁寧なメールを作成する必要があります。ここでは、納期延期の依頼メールの書き方と例文をご紹介します。
納期延期の依頼メールの書き方
納期延期の依頼メールは、以下の構成で作成しましょう。
納期延期の依頼メールの基本構成
- 冒頭：挨拶と自己紹介
- 本文：
- 納期延期のお願い
- 納期延期の理由
- 新しい納期と代替案
- お詫びの言葉
- 末尾：署名
納期延期の理由を明確に伝える
納期延期の理由を明確に伝えることは、相手に納得してもらうために最も重要です。
- 具体的な理由を説明しましょう。
- やむを得ない事情であることを伝えましょう。
- 嘘や言い訳は避けましょう。
具体的な納期と代替案を提示する
納期延期を依頼する際は、具体的な納期と代替案を提示しましょう。
- 新しい納期は、できるだけ現実的に設定しましょう。
- 代替案があれば、相手に選択肢を与えましょう。
丁寧な言葉遣いと謝罪の言葉を添える
納期延期は相手に迷惑をかけることになるので、丁寧な言葉遣いと謝罪の言葉を添えましょう。
- 敬語を使い、失礼のない文章を書きましょう。
- 誠意をもって謝罪しましょう。
納期延期の依頼メールを送る際の注意点
- できるだけ早めに連絡する
- 電話で直接連絡する
- 相手の状況を考慮する
- 頻繁に納期延期を依頼しない
納期延期の依頼メールの例文
件名：【〇〇】納期延期のお願い
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
本日は「〇〇」の納期に関してのご相談がございまして、
ご連絡させていただきました。
当初〇月〇日納品とさせて頂いておりましたが、
〇〇の作業に予想以上の時間がかかっており、
〇月〇日までの納品が難しい状況となりました。
つきましては、誠に勝手ではございますが、
納期を〇月〇日まで延期させて頂くことは可能でしょうか。
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
何卒ご理解頂けますようお願い申し上げます。
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署名
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