「〇〇様、いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。」
ビジネスシーンにおいて、社外とのメールは企業の顔。特に、進捗状況の確認はプロジェクトを円滑に進める上で欠かせないコミュニケーションです。
しかし、
「催促しているように思われたくない」 「相手に不快感を与えたくない」
このように感じる方も多いのではないでしょうか？
本記事では、相手に配慮しつつ、スムーズに情報共有するための社外向け進捗確認メールの書き方を、シーン別の例文とともにご紹介します。
進捗状況を確認するメールの書き方
(1) 件名
- 【例】「【進捗確認】○○プロジェクトの現状についてご確認のお願い」
ポイント：件名はシンプルかつ具体的に。進捗状況確認の目的がひと目で分かるように記載します。
(2) 宛名と挨拶
- 社外向けのため、担当者名や会社名、役職名を正確に記載します。
- 初めての場合やフォーマルな場合は、「平素より大変お世話になっております。」などの定型挨拶を用います。
(3) 本文
- 導入部：簡潔な背景説明とメール送信の目的。
- 本文：確認事項や依頼内容、具体的な質問・項目を箇条書きで記載。
- 締めくくり：回答期限や今後の流れ、感謝の言葉を記載。
(4) 署名
- 自社名、部署名、氏名、連絡先を明記し、信頼感をアップさせます。
