「朝起きたら体が動かない」「急に家族を病院へ連れて行かなければならなくなった」といった状況で、欠勤の連絡を入れるのは非常に気が重いものです。
特に、直接話すと申し訳なさが勝ってしまい、うまく伝えられるか不安になることもあるでしょう。しかし、ビジネスにおいてはマナーを守った適切なメール連絡を行うことで、不在の間も周囲に安心感を与え、あなたの信頼を守ることができます。
この記事では、上司やチームメンバーに失礼のない欠勤メールの書き方と、そのまま使えるシチュエーション別の例文をご紹介します。
社会人として評価を下げない欠勤メールの基本マナー
急な欠勤は誰にでも起こりうることですが、その後の人間関係を円滑に保つためには、最低限守るべきルールがあります。
1．連絡のタイミングは始業の10〜15分前までが目安 欠勤を伝えた後、上司や同僚はあなたの業務を調整する必要があります。可能な限り早めに連絡を入れるのが鉄則ですが、あまりに早すぎても見落とされる可能性があるため、始業の少し前までに届くように送るのがベストです。
2．メールで済ませて良いか会社のルールを確認する 最近ではメールやチャットでの連絡を許容する職場が増えていますが、会社によっては「当日の欠勤は電話が必須」というルールがある場合もあります。まずは自社の慣習を確認し、メールを送る際は「メールでの連絡となったことへのお詫び」を添えると丁寧です。
3．件名は「誰が」「なぜ」休むのか一目でわかるようにする 多忙な上司がメール一覧を見ただけで状況を把握できるよう、件名の冒頭に【欠勤連絡】と入れ、氏名と理由を簡潔に記載しましょう。
なお、状況に応じた詳しい言葉選びやマナーについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/ ）でも詳しく紹介しています。
【コピー＆ペーストで使える】欠勤連絡メールの例文集
それでは、状況に合わせた3つの文例を紹介します。必要箇所を書き換えてそのままお使いください。
パターン①：自身の体調不良（風邪・発熱など）
最も一般的な、自身の体調不良により休む場合の文面です。
パターン②：家族の看病や急な家庭の事情
お子さんの急病など、家族のサポートが必要になった場合です。
パターン③：忌引（身内の不幸）による欠勤
親族に不幸があり、急遽休む必要がある場合の丁寧な伝え方です。
まとめ：誠実な連絡が休み明けの働きやすさを作る
急な欠勤は誰にでもあります。申し訳ないという気持ちを大切にしつつ、以下の3点を意識して連絡しましょう。
・始業前に、まずは迅速に一報を入れる。 ・業務の進捗や緊急連絡先を明記し、周囲の負担を減らす。 ・出社した際には、フォローしてくれた周囲へ感謝を伝える。
誠実な対応を心がければ、周囲も快くサポートしてくれるはずです。まずはゆっくり休んで、体調を万全に整えてくださいね。
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