退職して新しい生活が始まったのも束の間、「そういえば、ハローワークで必要な離職票がまだ届かない」「転職先から源泉徴収票を出すように言われたけれど手元にない」と焦ることはよくあります 。
一度辞めた会社に連絡を入れるのは少し気が引けるものですが、これらの書類の発行は会社の義務です。相手方も単に多忙で失念しているだけのケースが多いため、マナーを守って連絡すればスムーズに解決します。
この記事では、人事や総務の担当者がスムーズに動いてくれる「角を立てない依頼メール」の書き方を解説します。
退職後の書類（離職票・源泉徴収票）はいつ届くのが一般的？
通常、離職票は退職日から10日〜2週間程度で届くのが一般的です。これは、会社がハローワークで手続きを行う必要があるため、どうしても一定の物理的な時間がかかるからです。
一方、源泉徴収票は最後の給与が確定した後に発行されます。もし退職から1ヶ月以上経過しても届かない場合は、一度確認のメールを入れてみるのがよいでしょう。
依頼・催促メールを送る際の3つのビジネスマナー
退職後の連絡で大切なのは、相手に余計な手間をかけさせない「配慮」です。
1. 件名だけで「誰から・何の用件か」わかるようにする 担当者の元には毎日大量のメールが届きます。「お世話になっております」といった曖昧な件名ではなく、「退職後の書類発行について（氏名）」とはっきり記載しましょう。
2. 感情的にならず、まずは「確認」のスタンスで送る 「まだ届きません！」と責めるのではなく、「手続きの状況を確認させていただけますでしょうか」という柔らかい表現を使うのが大人のマナーです。
3. 発送先の住所や連絡先に変更がないか明記する もし引越しをした場合は、必ず新しい住所を伝えましょう。また、念のため電話番号を添えておくと、不備があった際のやり取りがスムーズになります。
より詳しいビジネスメールのマナーについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でもシチュエーション別に解説しています。
【シチュエーション別】そのままコピーでOK！発行依頼メールの文例
状況に合わせて、以下のテンプレートを活用してください。
パターン①：離職票と源泉徴収票の両方を依頼する場合
退職後、一定期間待っても書類が届かない時の標準的な文面です。
パターン②：発行が遅れている際の丁寧な催促
失業保険の手続きなどで急いでいる場合の伝え方です。
パターン③：紛失等による再発行をお願いする場合
自分の不手際で再発行を依頼する際は、より申し訳なさを強調しましょう。
メールを送っても返信がない場合の対処法
メールを送ってから3日〜1週間ほど経っても返信がない場合は、電話で確認してみましょう。メールが埋もれてしまっていたり、担当者が不在だったりする可能性があるからです。
「先日メールでもお伺いしたのですが、書類の発行状況を確認させていただけますでしょうか」と丁寧かつ冷静に伝えれば、その場で状況を確認してもらえるはずです。
まとめ：書類の依頼は「事務的に・速やかに」が円満の秘訣
退職後の書類依頼は、遠慮しすぎる必要はありません。 ・届かない場合は、退職後2週間〜1ヶ月を目安に連絡する ・相手を責めず、確認のスタンスで丁寧な言葉を選ぶ ・自分の連絡先を明記して、相手の工数を減らす
これらを意識するだけで、無用なトラブルを避け、スムーズに書類を受け取ることができます。必要な手続きを早めに済ませて、新しい環境での仕事に集中しましょう！
この記事に関連する以下のトピックもぜひ参考にしてください。
・「退職後の健康保険切り替え」の手続きと会社への連絡方法 （社会保険の喪失証明書が必要な場合の依頼文を解説します）
・「内定承諾の返信メール」入社日交渉や条件確認の書き方 （転職先とのやり取りで失敗しないためのビジネスメール術です）
・「退職挨拶メール（社外・取引先向け）」後任紹介を含めたスムーズな引き継ぎ （辞めた後も良い関係を築くための、プロフェッショナルな挨拶の作法です
