「リモートワークを導入することになったけれど、社員全員がスムーズにVPN設定をできるか不安」「設定方法の問い合わせが殺到して、自分の業務が止まってしまったらどうしよう」と悩んでいませんか。
社内システムへのアクセスに不可欠なVPN（仮想専用線）の設定は、ITに詳しくない社員にとってはハードルが高く感じられるものです。しかし、案内メールの構成を工夫し、手順を分かりやすく提示することで、混乱を最小限に抑え、スムーズな導入を実現できます。
この記事では、リモートワーク開始に伴うVPN設定や運用ルールの周知について、信頼感のあるビジネスメールの書き方を解説します。
全社員にスムーズに動いてもらうための基本ルールとマナー
社内環境を大きく変える案内を送る際は、読み手が「何を」「いつまでに」「どうすればいいか」を即座に理解できる構成が求められます。
周知は「実施の1週間前」までに行う 設定にはある程度の時間がかかる場合や、個別のPC環境によってエラーが出る可能性があります。リモートワーク開始直前ではなく、少なくとも1週間前には案内を送り、社員が業務の合間に準備できる余裕を持たせましょう。
件名には【重要】や【期限あり】を使い、一目で内容を伝える 全社員宛のメールは読み飛ばされがちです。件名の冒頭に【重要】や【要確認】といったタグを付け、何に関する案内かを具体的に記載してください。
マニュアルは「ステップ形式」で提示し、問い合わせ先を明記する 「VPNを設定してください」だけでは不十分です。「1. ファイルをダウンロード」「2. インストール」といった順序を番号で示しましょう。また、万が一エラーが出た際のヘルプデスクや問い合わせ先を明記しておくことで、担当者への無用な電話や個別メールを減らすことができます。
【コピーして使える】リモートワーク・VPN設定案内メール文例集
状況や目的に合わせて、以下のテンプレートを調整して活用してください。
パターン①：リモートワーク導入の「全体告知」を行う場合
制度の開始時期や対象者など、大枠のスケジュールを伝えるための文面です。
パターン②：具体的な「VPN設定・接続手順」を案内する場合
IT担当者が、技術的な操作をお願いする際の実務的な文面です。
パターン③：利用時の「セキュリティルール」を徹底周知する場合
VPN利用時の禁止事項や、情報漏洩を防ぐための注意喚起を行う文面です。
まとめ
リモートワークやVPNの案内は、社員が迷わず行動できる「分かりやすさ」が成功の鍵です。
・期限と目的を明確にし、余裕を持ったスケジュールで案内する ・ステップ形式の手順と問い合わせ先をセットで提示する ・便利さだけでなく、セキュリティルールの重要性を併せて伝える
適切なコミュニケーションを通じて、新しい働き方への不安を安心に変えていきましょう。丁寧な案内は、必ず組織の生産性向上につながります。
