停電は企業活動や日常生活に大きな影響を与える可能性があります。 関係者に迅速かつ丁寧に情報を伝えるために、分かりやすく必要な情報を盛り込んだ停電のお知らせメールを作成することが重要です。
本記事では、停電のお知らせメールの書き方と例文をご紹介します。停電発生時のスムーズな情報共有に役立ててください。
停電のお知らせメールの書き方
停電のお知らせメールを作成する際には、以下のポイントを意識しましょう。
1. 件名に「停電のお知らせ」と明記する
件名に「停電のお知らせ」と明記することで、受信者はメールの内容をすぐに理解できます。
2. 発生日時・場所・影響範囲を明確にする
いつ、どこで、どの範囲で停電が発生しているのかを明確に伝えましょう。
3. 停電の原因と復旧見込み時間を伝える
停電の原因が分かっている場合は、原因も記載しましょう。復旧見込み時間が分かっている場合は、必ず伝えるようにしてください。
4. 影響を受ける設備・サービスを列挙する
停電によって影響を受ける設備やサービスを具体的に列挙しましょう。
5. 注意事項を記載する
停電中に注意すべき事項や、代替手段などを記載しましょう。
6. 丁寧な言葉遣いを心がける
関係者に不安を与えないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
7. 送信前に誤字脱字を確認する
誤字脱字があると、信頼性が損なわれるため、送信前に必ず確認しましょう。
停電のお知らせメールの例文
社内向け停電のお知らせメールの例文
各位
お疲れ様です。
営業2課の丸山です。
本日〇月〇日〇時〇分頃、〇〇地区において、
以下の原因により停電が発生しております。
■原因
〇〇
■影響範囲
〇〇
■影響を受ける設備・サービス
* 社内ネットワーク
* 電話
* 照明
* 空調
■復旧見込み時間
現在調査中
■注意事項
* 停電復旧まで、パソコンや精密機器の電源は切っておいてください。
* 停電復旧後、機器の電源を入れる前に、異常がないか確認してください。
* 停電に関する最新情報は、社内ポータルにて随時更新いたします。
ご不便をおかけいたしますが、ご理解とご協力をお願いいたします。
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署名
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社外向け停電のお知らせメールの例文
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
本日〇月〇日〇時〇分頃、〇〇地区において、以下の原因により停電が発生しております。
■原因
〇〇
■影響範囲
〇〇
■復旧見込み時間
現在調査中
■注意事項
* 停電復旧まで、ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解とご協力をお願いいたします。
* 停電に関する最新情報は、弊社ホームページにて随時更新いたします。
■ホームページ
https://xxx.co.jp/
■お客様お問い合わせ先
電話番号：000-000-0000
メールアドレス：xxxx@xxx.co.jp
