営業会議は、チーム全体の目標達成に向けて、情報共有や進捗確認、戦略策定などを行う重要な機会です。
しかし、参加者に会議の目的や内容が十分に伝わらないまま当日を迎えてしまうと、議論が脱線したり、時間内に結論が出なかったりする可能性があります。
そこで本記事では、営業会議の案内メールの書き方について、シーン別の例文を交えながら詳しく解説します。
営業会議の案内メールの重要性
営業会議の案内メールは、参加者へ会議の目的や内容を事前に共有し、当日の議論をスムーズに進める上で非常に重要な役割を果たします。
適切な案内メールを送ることで、参加者は事前に資料を確認したり、意見をまとめたりすることができ、より活発で生産性の高い会議が期待できます。
営業会議の案内メールの書き方
営業会議の案内メールには、以下の8つのポイントを押さえましょう。
- 件名： 一目で内容が分かる件名にする（例：【〇月〇日】〇〇部営業会議のお知らせ）
- 宛先： 参加者全員のアドレスを指定する
- 送信日時： 会議の数日前までに送信する
- 本文：
- 会議の目的、議題、日時、場所を明確に記載する
- 参加者に事前に準備してほしいこと（資料の確認、意見のまとめなど）があれば記載する
- 資料がある場合は添付する
- 出欠確認の返信を求める
- 言葉遣い： 丁寧な言葉遣いを心がける
- 署名： 所属部署と氏名を記載する
- 出欠確認： 返信期限を明記し、出欠確認を徹底する
- リマインダー： 会議前日にリマインダーメールを送信する（必要に応じて）
営業会議の案内メール例文｜シーン別3事例
ここでは、具体的なシーン別に例文を紹介します。
