「研修の案内メール、どう書けばいいんだろう…」
そんな風に悩んでいませんか？ 件名から本文まで、マナーや伝え方を間違えると、せっかくの研修参加率が下がってしまうことも。
本記事では、これまで数々の社内メールを書いてきた経験から、「伝わる」「参加したくなる」研修案内メールの書き方を徹底解説します。
研修案内メールの基本構成
まず、案内メールで伝えるべき必須項目は以下の7つです。
- 件名：一目で内容がわかるように簡潔に。
- 宛名：対象者を明確に。
- 挨拶・本文の導入：研修の背景や目的を伝える。
- 研修概要：日時、場所、内容など、基本的な情報を網羅的に。
- 参加方法・申し込み手順：URLや締め切りを明記する。
- 問い合わせ先：不明点があった場合の連絡先。
- 結び：締めの言葉。
これらの項目を整理して書くことで、相手は情報をスムーズに理解できます。
研修の案内メールの書き方｜誰でもプロ並みに書ける！3つのメール作成ポイント
基本構成を押さえた上で、さらに読みやすく、**「参加したい」**と思わせるための3つのポイントをご紹介します。
1. 件名には【重要】や【リマインド】を効果的に使う
毎日多くのメールが届く社内では、件名で差をつけることが重要です。
- 初回の案内：「【重要】新入社員研修のご案内」
- 締め切りが迫っている時：「【リマインド】研修参加の最終案内」
- 対象者が限定されている時：「【〇〇部向け】マネジメント研修のご案内」
2. 研修の「目的」と「メリット」を明確にする
「なぜこの研修に参加する必要があるのか？」「参加すると何が得られるのか？」を明確に伝えましょう。
NG例: 「〇〇研修を実施します。ご参加ください。」 → 目的が不明確で、ただの事務連絡に見えてしまいます。
OK例: 「マネジメント層の皆様を対象に、チームの生産性を高めるための研修を実施いたします。本研修を通じて、メンバーの育成スキルやチームビルディングの手法を習得できます。」 → 参加する意味や得られるスキルが具体的にわかります。
3. スムーズな参加を促す工夫をする
参加へのハードルを下げる工夫も大切です。
- 参加申込フォーム：Googleフォームなどを活用し、ワンクリックで申し込めるようにする。
- 日程調整ツール：複数の日程から選べる場合は、ツール（調整さんなど）を活用する。
- ZoomのURL：オンライン研修の場合、URLをメールに直接貼り付ける。
