「打ち合わせの連絡メールって、どう書けばいいんだろう？」
ビジネスシーンで頻繁に発生する打ち合わせ。その度にメールの書き方に迷ってしまう方は多いのではないでしょうか？特に、社内・社外との調整や、参加者の招集など、状況によって書き方が異なるため、戸惑うこともありますよね。
そこで今回は、打ち合わせの連絡メールの書き方について、シーン別の例文を交えながら徹底解説します。
この記事を読めば、あなたはもう打ち合わせの連絡メールで悩むことはありません。
打ち合わせの連絡メールの書き方
件名のポイント
- 明確で簡潔に：メール本文を見ずとも内容が一目で分かるようにします。例：「【打ち合わせ連絡】〇月〇日 会議のご案内」
- 社内・社外での違い：社内はカジュアルに、社外はフォーマルな表現を心がける。
挨拶文と導入文
- 冒頭の挨拶：相手の状況を気遣いつつ、季節の挨拶や会社名・部署名を明記。
- 本文への導入：打ち合わせの目的や背景、日時・場所の確認を簡潔に記載する。
本文の構成
- 要件の明確化：日時、場所、目的、参加者など、必要情報を箇条書きで整理するのも有効。
- 補足説明：不明点や変更点があれば、追記する。
結びの言葉と署名
- 感謝の表現：お忙しい中ご対応いただく旨を伝え、相手への感謝を記述。
- 署名：会社名、部署、氏名、連絡先を明記し、返信がしやすい環境を整える。
打ち合わせの連絡メールの例文
例文①：【社内】定例会議の連絡
例文②：【社内】急な会議依頼の場合
例文③：【社外】初回打ち合わせのご案内
例文④：【社外】再打ち合わせのご確認
例文⑤：【社内・社外】日程変更の場合
ポイント：変更理由の明確な説明と、相手への謝罪を添える。
例文⑥：【社内・社外】参加者追加の場合
ポイント：追加の参加者に対する紹介と、変更点を明確に記載。
例文⑦：【社外】オンライン会議の場合
ポイント：アクセス方法（URL、ID、パスワード）を詳細に記載し、操作方法などの補足情報を添える。
