新規顧客への営業活動や取引先との打ち合わせなど、ビジネスにおいてアポイントは欠かせません。しかし、いざアポイント依頼メールを書こうとすると、何をどのように書けばいいのか迷ってしまうことがあります。
ここでは、アポイントの依頼メールの書き方と例文をご紹介します。
アポイントの依頼メールの書き方
1. 件名
- 簡潔でわかりやすく、アポイントの目的を明確に伝える
- 例：
- 【アポイント依頼】○○の件で（氏名）様と面談させて頂きたい
- 【ご提案】貴社の○○について、ぜひご相談させて頂きたい
2. 宛名
- 相手の役職名、氏名、部署名を正確に記載する
- 不明な場合は「ご担当者様」とする
3. 挨拶
- 時候の挨拶を添え、丁寧な挨拶文を使用する
- 例：
- 厳冬の候、いかがお過ごしでしょうか。
- 早春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
4. 自己紹介
- 所属、氏名、役職を簡潔に伝える
- 名刺を添付するとより丁寧
5. メールを送る目的
- なぜアポイントを依頼するのか、具体的な理由を明確に伝える
- 過去にやり取りがあった場合は、その内容も簡単に触れる
6. アポイントの希望日時
- 複数の日程を提示し、相手の都合を伺う
- 時間帯も具体的に記載する
7. 所要時間
- 想定されるアポイントの所要時間を伝える
8. 返信期限
- 返信期限を設定することで、スムーズな日程調整を促す
9. 署名
- 氏名、役職、連絡先を記載する
10. 添付ファイル
- 提案資料などがあれば添付する
アポイントの依頼メールの例文
アポイントの依頼メールの例文①（新規取引）
〇〇株式会社
〇〇様
突然のメールを失礼いたします。
〇〇商事の丸山です。
貴社のホームページを拝見し、貴社の〇〇事業に、
弊社のサービスがお役に立つのではないかと考え、
ご提案の機会をいただきたくご連絡させていただきました。
弊社は、××業界向けに△△サービスを提供しております。
△△サービスは、××業界で抱える□□問題を解決するために開発されたもので、
既に多くのお客様から高い評価をいただいております。
貴社でも□□問題を感じておられるかと存じますが、
弊社の△△サービスを導入することで、
効率化やコスト削減などのメリットが得られると確信しております。
差し支えなければ、一度ご挨拶を兼ねて資料を直接お持ちし、
ご提案させていただけますと幸いです。
恐れ入りますが、下記の日時でお時間をいただくことは可能でしょうか？
・○月○日（月）10時～11時
・○月○日（火）14時～15時
・○月○日（木）16時～17時
お時間は30分程度をいただければと存じます。
ご都合が合わない場合は、〇〇様のご都合の良い日程を2～3ご提示いただけますと幸いです。
なお、お忙しいところ恐縮ではございますが、
○日までにお返事をいただけますと大変助かります。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
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署名
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アポイントの依頼メールの例文②（既存取引先）
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
さて、前回お話しさせて頂いた○○の件について、
進捗状況のご報告と今後のご提案をさせて頂きたく、ご連絡差し上げました。
つきましては、下記の日程で、30分程度お時間を頂戴できますでしょうか。
・2024年〇月〇日（火）10:00～10:30
・2024年〇月〇日（木）14:00～14:30
・2024年〇月〇日（金）15:00～15:30
上記日程がご都合が悪ければ、
ご都合の良い日程をご提示頂けますと幸いです。
お忙しいところ大変申し訳ありませんが、
ご調整の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
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署名
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アポイントの依頼メールの例文③（既存取引先）
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
さて、先日ご依頼をいただきました、
弊社取扱商品一覧の資料ができました。
つきましては、ぜひ直接お会いして
詳細をご説明させていただきたく存じます。
下記の日程で、30分程度お時間を頂戴できますでしょうか。
・2024年〇月〇日（火）10:00～10:30
・2024年〇月〇日（木）14:00～14:30
・2024年〇月〇日（金）15:00～15:30
上記日程がご都合が悪ければ、
ご都合の良い日程を２～３、ご提示頂けますと幸いです。
お忙しいところ大変申し訳ありませんが、
ご調整の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
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署名
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