「休暇のお知らせメールってどう書けばいいの？」
「失礼のない書き方やマナーが知りたい」
「シーン別の例文があると助かるんだけど…」
そんな悩みをお持ちのあなたへ。
この記事では、社外向けの休暇のお知らせメールの書き方について、大手企業で長年培ってきた経験と知識をもとに徹底解説します。
休暇のお知らせメールの基本
休暇のお知らせメールは、取引先や顧客に対して、あなたが休暇を取得することを事前に知らせるためのメールです。
「休暇中に連絡が取れないこと」
「業務の引き継ぎについて」
などを伝えることで、相手に迷惑をかけず、スムーズなコミュニケーションを図ることを目的としています。
休暇のお知らせメールの書き方
休暇のお知らせメールは、以下の要素で構成されています。
- 件名:
- 休暇期間と用件を端的に伝える
- 例：「夏季休暇のお知らせ【〇〇株式会社 田中太郎】」
- 宛名:
- 相手の会社名、部署名、役職、氏名を正しく記載する
- 複数人に送る場合は、「関係各位」でもOK
- 挨拶:
- 丁寧な言葉遣いで、日頃の感謝を伝える
- 例：「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の田中太郎です。」
- 本文:
- 休暇期間、理由（任意）、連絡が取れない期間、緊急連絡先、業務の引き継ぎについてなどを記載する
- 詳細は後述の「シーン別 例文」を参照
- 結び:
- 今後の関係性を維持するための言葉や、休暇後の業務への意欲を示す言葉を添える
- 例：「ご迷惑をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。」
- 署名:
- 会社名、部署名、役職、氏名、連絡先などを記載する
休暇のお知らせメールを送るタイミング
休暇のお知らせメールは、休暇に入る1週間～2週間前を目安に送るのが一般的です。
特に、長期休暇や年末年始休暇の場合は、早めに送ることで、相手に余裕をもって対応してもらうことができます。
休暇のお知らせメールの例文
ここでは、様々なシーンにおける休暇のお知らせメールの例文をご紹介します。
