社会人として、急用で日程変更をせざるを得ないことがあります。日程変更したい時は、早めに知らせることが重要です。また、日程変更のお願いメールを送るときは、相手の方への配慮を忘れず、迷惑をかけたことに対してお詫びの言葉をしっかりと書き添え、日程変更の希望日を通知しましょう。本記事では、日程変更のお願いメールの書き方と例文をご紹介します。
下記の記事も、合わせて読んでいただければと思います。
日程変更のお願いメールの書き方
日程変更のお願いメールは、以下の3つの要素を押さえることが大切です。
- 冒頭で、日程変更のお願いをする旨を明確に伝える
- 変更の理由を簡潔に説明する
- 代替の日程を複数提案する
また、日程変更のお願いメールを送る際は、以下の点に注意しましょう。
- メールのタイトルには、「日程変更のお願い」と明記する
- 冒頭で、日程変更のお願いをする旨を明確に伝える
- 変更の理由を簡潔に説明する
- 代替の日程を複数提案する
- 相手が返信しやすいように、連絡先を記載する
- 丁寧な言葉遣いで、失礼のないように書く
最後、日程変更の理由は、相手に理解してもらえるように、具体的に説明するようにしましょう。例えば、以下のようなものが挙げられます。
- 急な出張や会議が入ってしまった
- 体調不良で参加できなくなった
- 担当者が変更になった
- 予定していた場所が使用できなくなった
相手が日程変更を快く承諾してくれるように、誠意を持ってお願いしましょう。
日程変更のお願いメールの例文
日程変更のお願いメールの例文①
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
〇月〇日に予定しておりました〇〇案件の打ち合わせに関して、
急な出張が入ってしまい、貴社へ伺うことが難しい状況になってしまいました。
こちらの都合で大変恐縮ではございますが、
以下の日程に変更を検討していただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）13:00～14:00
・〇月〇日（〇）14:00～15:00
・〇月〇日（〇）16:00～17:00
もし上記の日程が難しいようでしたら遠慮なくお申し付けください。
〇〇様のご都合がよろしい日時をご連絡いただけますと幸いです。
お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ありませんが、
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
——————————————–
署名
——————————————–
日程変更のお願いメールの例文②
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
〇月〇日に予定しておりました〇〇案件の打ち合わせに関して、
急な出張のため、日程変更をお願いしたく、ご連絡させていただきました。
こちらの都合で大変恐縮ではございますが、
今月はスケジュールがかなり埋まっていしまっている関係で、
最短で訪問可能な日程は下記のみとなります。
・〇月〇日（〇）13:00～14:00
ほかに候補の日程をお出しできず恐縮ですが、ご都合はいかがでしょうか。
〇月◯日以降でしたら、◯◯様のご都合に合わせることは可能でございます。
併せてご検討いただけますと幸いです。
お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ありませんが、
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
——————————————–
署名
——————————————–
日程変更のお願いメールの例文③
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
大変申し訳ございません。
〇月〇日に予定しておりました〇〇案件の打ち合わせですが、
急な出張が入ってしまい、貴社へ伺うことが難しい状況になってしまいました。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
〇〇様のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
所要時間は1時間ほどいただけますと幸いです。
貴社への訪問、弊社へのご来社、
もしくは、オンライン（Teams、ZOOM）のいずれでも問題ございません。
お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ありませんが、
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
——————————————–
署名
——————————————–
