社外の取引先や顧客とやり取りする際、何らかの間違いが生じた場合、適切な形で確認を行うことが重要です。間違いを確認するメールは、相手との信頼関係を損なわないように配慮しつつ、事実を確認し、次のステップに進むための手段です。
ここでは、間違いを確認する際のメールの書き方と例文を紹介します。
相手の間違いを確認するメールの書き方
丁寧な表現を使う
間違いを指摘する際、相手の立場を尊重するために丁寧な表現を使いましょう。強い言い回しは避け、確認の意味であることを強調します。
事実を明確にする
具体的にどの点で間違いがあったのか、事実を整理して明確に伝えましょう。相手に混乱を与えないように、具体的な日時や内容を示すと良いです。
次のアクションを提案する
間違いが確認された場合、どのような対応をすれば良いかを示すと、相手も対処しやすくなります。
感謝と配慮の言葉を添える
確認のお願いであることを強調し、相手の労力に感謝する言葉を忘れずに添えましょう。
相手の間違いを確認するメールの例文
相手の間違いを確認するメールの例文①
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
先日ご送付いただきました納品書（○月○日付）の内容について、
1点確認させていただきたいことがございます。
納品書に記載されていた金額が、
ご契約時の金額と異なっているように見受けられました。
具体的には、
商品Aの価格が¥○○○○○と記載されておりますが、
ご契約時には¥○○○○○でご案内いただいておりました。
大変お手数ではございますが、ご確認いただけますでしょうか。
ご確認の上、必要があれば訂正をお願い申し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
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署名
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相手の間違いを確認するメールの例文②
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
本日ご送付いただきました発注書（No.○○○○）に関しまして、
1点確認させていただきたいことがございます。
発注内容の中で、商品Bの数量が○○個と記載されておりますが、
当初のご依頼内容では○○個とお伺いしておりました。
つきましては、お手数ですが、再度ご確認いただき、
もし修正が必要な場合はご指示いただけますと幸いです。
ご対応のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
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相手の間違いを確認するメールの例文③
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
先日お送りいただきました契約書（○月○日付）を確認いたしましたところ、
一部内容に誤りがあるように感じましたので、ご確認いただきたくご連絡差し上げました。
具体的には、契約条項第○条に記載されている納期が「○月○日」となっておりますが、
当初の合意では「○月○日」となっていたかと存じます。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒ご対応のほどお願い申し上げます。
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署名
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まとめ
間違いを確認するメールでは、丁寧な言い回しで相手に不快感を与えないことが大切です。間違いの内容を具体的に記載し、確認のお願いと感謝の気持ちを伝えることで、スムーズな対応が期待できます。適切な対応を心がけることで、良好なビジネス関係を維持しましょう。
