請求書の確認メールは、請求書を受け取った後、その内容が正確であるかを確認するために送信される重要なビジネスコミュニケーションです。以下に、メール作成時に気をつけるべきポイントと例文を紹介します。
請求書の確認メールの書き方
- 件名はシンプルに明確に
件名は相手にわかりやすく、何のメールか一目でわかるようにします。
例：「請求書の確認について」 - 丁寧な挨拶と確認内容の明示
まずは相手に対しての挨拶をし、その後で請求書の詳細を確認する旨を伝えます。
請求書番号や請求日などを具体的に示すことで、正確な確認が可能です。 - 必要に応じた質問やリクエスト
請求内容に疑問があれば、丁寧に質問を記載しましょう。また、修正や再送を依頼する場合は、はっきりと伝えることが重要です。 - 締めの言葉と感謝の意
メールの最後には、対応への感謝を述べ、今後の対応をお願いすることで、ビジネス関係を円滑に保ちます。
請求書の確認メールの例文
請求書の確認メールの例文①（請求書の内容確認のお願い）
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
先日お送りいただきました請求書No.12345について、
内容を確認させていただきました。
こちらに記載されている金額（￥500,000）が間違っていないか、
ご確認お願いできますでしょうか。
万が一訂正が必要な場合は、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
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請求書の確認メールの例文②（支払い期日確認のお願い）
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
先日お送りいただきました請求書No.67890につきまして、
支払い期日の確認をお願いできますでしょうか。
請求書に記載の通り、10月末までのお支払いとなっておりますが、
万が一ご変更などございましたらご一報いただければ幸いです。
ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
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署名
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請求書の確認メールの例文③（金額相違の確認依頼）
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
先日お送りいただきました請求書No.54321に関しまして、
確認させていただいたところ、当方の見積もり金額と相違があるように感じました。
請求書に記載の金額（￥750,000）と見積書の金額（￥700,000）に差がございますので、
再度ご確認いただけますでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
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