押印・捺印の依頼メールは、社内外問わず、ビジネスシーンでよくあるメールのひとつです。明確に依頼要件を伝えるのが重要です。また、丁寧な言葉遣いを使うことで、相手に好印象を与えることができます。本記事では、押印・捺印の依頼メールの書き方と例文をご紹介します。
押印と捺印の違い？
押印と捺印はどちらも印鑑を押すことを意味しますが、使い分けがあります。
押印は「記名押印」を省略した言葉で、自筆以外の方法で名前が記されている書面に印鑑を押す行為を指します。一方、捺印は「署名捺印」を省略した言葉で、自筆による署名に加えて印鑑を押す行為のことを指します。
押印は本人のサインなしに印鑑を押すことで、法的効力は低くなります。捺印は本人のサインとともに印鑑を押すことで、より高い法的効力を持つとされています。
印鑑は本来、作成する書類が作成者の意思に基づいていることを証明するために用いられます。そのため、署名を求めない「押印」よりも、作成者の署名がある「捺印」のほうが、法的な証明力が高いとされています。
押印・捺印の依頼メールの書き方
社内で押印の依頼をするメールを書く際には、以下のポイントを押さえましょう。
- 件名はわかりやすく簡潔に
件名は、押印を依頼する書類の種類や内容を簡潔に記載します。相手がすぐに内容を把握できるようにしましょう。
- 冒頭は挨拶と依頼の目的を明確に
冒頭では、相手への挨拶と押印の依頼をする目的を明確にします。押印を依頼する書類の種類や内容についても、簡単に説明しましょう。
- 本文で押印を依頼する書類の概要を説明
本文では、押印を依頼する書類の概要を説明します。押印する箇所や押印する印鑑の種類についても、具体的に記載しましょう。
- 締めくくりは了承のお願いと署名
締めくくりでは、了承のお願いと署名を記入します。署名は、押印を依頼する書類に押印する印鑑と同じ印鑑を使いましょう。
押印・捺印の依頼メールの例文
押印・捺印の依頼メールの例文（取引先）
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
○○大学様納品分の請求書（No.477820240121）のご捺印をお願いしたく、
ご連絡いたしました。
請求書原本は昨日○○様宛に郵送いたしました。
明日か明後日の到着予定です。
到着後、内容をご確認いただき、問題が無ければ
請求金額欄の右側の所にご署名及び社判でご捺印の上、
ご返送くださいますようお願い申し上げます。
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
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署名
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押印・捺印の依頼メールの例文（社内上司）
○○部長
お疲れ様です。
営業2課の丸山です。
先程、〇〇大学に関する書類を提出致しましたので
ご査収の程、宜しくお願い致します。
内容に不備がなければ承認欄にご押印頂きますよう
お願い申し上げます。
ご多忙のところ、お手数をお掛けして大変恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
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