前篇の【社外・社内】不在を知らせる自動返信メールの書き方と例文では、日本語版の不在を知らせる自動返信メールの書き方と例文を紹介しました。ここでは、英文版も紹介します。外資勤務のみなさま、取引先が外資のみなさまはぜひご活用ください。
長期休暇や出張の時、頻繁にメールチェックできなくなります。お客様から緊急なメール連絡があった時、自動返信の機能を活用しましょう。お客様に自分が休暇中や出張中など、すぐ返信と対応できない状況を知らせ、トラブルを未然に防げることができます。ここでは、不在通知メールの書き方と例文をご紹介します。
（英文版）不在を知らせる自動返信メールの書き方
不在を知らせる自動返信メールを書く際に、下記のポイントを入れましょう。
- 休み/出張の不在の期間（◯月◯日～◯日までお盆休み）
- 出張を知らせる自動返信メールには、事務所の緊急連絡先を書く
- 次の出勤日（◯日から通常業務を再開いたします）
さらに、下記のことも気をつけましょう。
- 社外用・社内用で文章を変える
- 必要以上の内容を記載しない
- メールを返信するタイミングは明記しない
- 許可なしに他の社員の連絡先を記載しない
（英文版）不在を知らせる自動返信メールの例文
Subject：Auto-reply: out of office（Maruyama・Yotsuya Trading）
Hello!
Thanks for your message.
I am out of the office May 14-20 and will have limited email access while I am away.
If you need immediate assistance, please contact my assistant, Murakami, at murakami02@〇〇.com or 03-55XX-23XX.Otherwise, I will respond to your email when I return.
Thank you for your understanding.
Sincerely,
Maruyama
Yotsuya Trading Company, Inc.
————————————–
【日本語訳】
ご連絡、ありがとうございます。〇〇商事丸山です。
大変恐縮ですが、5月14日～20日まで不在にしております。
その期間は返事を差し上げることができません。
もし、お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが、
アシスタントの村上（murakami02@〇〇.com / 03-55XX-23XX）まで
ご連絡くださいますようお願い申し上げます。
それ以外の場合、大変恐れ入りますが、戻った際に返信させていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
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Subject：Auto-reply: out of office（Maruyama・Yotsuya Trading）
Hello!
Thanks for your message.
I am away on vacation from 5/14-20 and I will not be able to respond during this period.
If you need immediate assistance, please contact my assistant, Murakami, at murakami02@〇〇.com or 03-55XX-23XX.
Apologies in advance for any inconvenience.
Thank you for your understanding.
Sincerely,
Maruyama
Yotsuya Trading Company, Inc.
————————————–
【日本語訳】
ご連絡、ありがとうございます。〇〇商事丸山です。
大変恐縮ですが、5月14日～20日まで休暇のため、不在にしております。
この期間中、メールへの返信はできません
もし、お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが、
アシスタントの村上（murakami02@〇〇.com / 03-55XX-23XX）まで
ご連絡くださいますようお願い申し上げます。
ご不便をおかけして申し訳ございません
どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
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社内向けの自動返信メール
社内向けの場合、不在時に連絡取れる連絡情報（個人携帯やメール）も書きましょう。
Hi there!
I am away on vacation from 5/14-20 and I will not be able to respond during this period.
If you have an urgent issue, please call me on my cell phone at 080-1234-5678.
Thanks.
Maruyama
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【日本語訳】
5月14日～20日まで休暇のため、不在にしております。
この期間中、メールへの返信はできません
もし、お急ぎのご用件がございましたら、私の携帯080-1234-5678までご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
丸山
