「新しく取引を始める相手に、インボイスの登録番号をどう聞けば失礼にならないだろうか」「免税事業者の方に配慮した言い回しはあるだろうか」と悩んでいませんか。 インボイス制度（適格請求書等保存方式）への対応は、今やB2B取引における必須の事務作業です。しかし、お金や税金に関わる内容だけに、聞き方一つで相手にプレッシャーを与えてしまうのでは、と不安になるものです。
大切なのは、この確認が「自社の都合」だけではなく「法令遵守のための事務手続き」であることを誠実に伝えることです。 この記事では、取引先に不快感を与えず、かつ確実に登録番号を把握するためのポイントと例文を解説します。
取引先にインボイス登録番号を確認する際の基本マナー
登録番号の確認は、決して相手を問い詰めるものではありません。円滑な取引を継続するための「情報共有」として依頼しましょう。
確認が必要な理由を「法対応」として簡潔に伝える
「弊社が仕入税額控除を受けるために必要です」と正直に伝えることは間違いではありませんが、少し利己的に聞こえる場合があります。 「インボイス制度への適切な対応、および今後の円滑な経理処理のため、貴社の登録状況を確認させていただいております」といった、法令に基づいた標準的な手続きであることを強調しましょう。
件名は「インボイス制度」と「登録番号」を明記する
経理担当者は多くのメールを処理しています。 **「【重要】インボイス制度に伴う適格請求書発行事業者登録番号のご確認」**のように、件名だけで具体的な依頼内容がわかるようにします。これにより、後から検索しやすくなり、回答漏れを防ぐことができます。
回答期限を設け、相手の手間を減らす工夫をする
「お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までにご回答いただけますでしょうか」と期限を添えましょう。 また、メール本文に「登録済み・未登録」の選択肢を記載したり、回答用のフォームURLを案内したりすることで、相手が返信しやすくなるよう配慮することが重要です。
【コピーOK】インボイス登録番号の確認依頼メール例文集
そのままコピーして、自社の状況に合わせて調整できる3つのパターンを用意しました。
パターン①：【標準】既存の取引先へ一斉に確認する場合
既に取引がある相手に対し、制度開始後の情報をアップデートするための構成です。
パターン②：【新規取引】契約締結前に登録状況を確認する場合
これから取引を始める相手に対し、支払いサイクルの確認とあわせて伺う構成です。
パターン③：【再確認】回答がない、または番号に不備があった場合
期限を過ぎた場合や、番号が検索してもヒットしなかった際のリマインドです。
まとめ
インボイス登録番号の確認は、正確な経理処理を行うための「共通のステップ」です。
- 法令遵守のための手続きであることを伝え、相手に配慮した言葉を選ぶ。
- 件名を明確にし、登録番号（T番号）と登録状況をセットで確認する。
- 未登録の場合でも焦らせず、現在の状況を正直に教えてもらう姿勢を見せる。
丁寧な確認を心がけることで、金銭的なトラブルを未然に防ぎ、透明性の高いクリーンな取引関係を維持することができます。
