「今回は残念ながら見送らせていただくことになりました」 この一言を受け取ったとき、ショックでそのまま連絡を止めてしまいたくなるかもしれません。しかし、ビジネスにおいて失注後のお礼メールは、次の受注に向けた最も重要な種まきです。
丁寧な対応を貫くことで「この会社は誠実だ」という信頼が残り、他社でトラブルがあった際や、次回のプロジェクトで真っ先に声をかけてもらえる可能性が高まります。
この記事では、相手に負担をかけず、かつ将来のチャンスを逃さないための「失注後のお礼メール」の書き方を解説します。
失注メールの基本ルールとマナー
失注の連絡を受けた際は、感情を抑えて迅速に、かつプロフェッショナルな対応を心がけることが鉄則です。以下のポイントを意識しましょう。
- 返信のタイミングは当日中が理想 結果を知らされたら、できるだけ早く返信します。遅くとも翌営業日までには送りましょう。迅速な対応は、相手の決定を尊重している証しになります。
- 感謝の気持ちをストレートに伝える 検討に時間を割いてくれたこと、提案の機会をいただいたことに対して、まずは真っ先に感謝を述べます。ここで「残念です」という感情を出しすぎないのがスマートなマナーです。
- 件名は一目で内容がわかるものにする 相手は選定作業で多忙なはずです。件名には「社名・氏名」と「ど案件に関するお礼か」を明記し、開封しなくても内容が伝わるように配慮しましょう。
- 今後の関係維持を提案する 「またの機会がございましたら」といった定型句に加え、最新情報の共有や定期的な連絡の許可を求めておくと、次回のコンタクトがスムーズになります。
失注理由を聞く際のポイント
今後の改善のために理由を知りたい場合は、**「相手を責めるのではなく、自社の成長のため」**というスタンスで伺いましょう。 「今後の参考のため、もし差し支えなければ、今回の選定において弊社に足りなかった点をご教示いただけないでしょうか」と謙虚に添えるのが正解です。
シチュエーション別・例文集
そのままコピーして活用できる、3つのパターンの文例を用意しました。状況に合わせて使い分けてください。
パターン①：標準的・丁寧な「お礼と関係維持」
最も汎用性が高く、誠実な印象を与える文例です。
パターン②：今後の改善のために「理由を伺う」
敗因を分析し、次の提案に活かしたい場合に有効な文例です。
パターン③：定期的な「情報共有」に繋げる
長期的な関係を維持し、将来の掘り起こしを狙う場合の文例です。
まとめ
- 失注メールは「次の受注」への第一歩として当日中に送る
- 感謝と潔さを伝え、相手に「また声をかけたい」と思わせる
- 「今後の参考」として理由を伺い、自社の資産にする
結果が出なかったときこそ、丁寧な振る舞いがあなたの価値を高めます。誠実なメール一通が、数ヶ月後の意外な再会を呼ぶかもしれません。
失注後のアフターフォロー以外にも、ビジネスシーンで役立つメール術をマスターしておきましょう。以下の関連記事もあわせてチェックしてみてください。
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