「取引先に値上げをお願いするのは気が重い……」と感じている方は多いのではないでしょうか。価格改定はビジネスにおいて避けられない場面がありますが、伝え方を一歩間違えると、長年築いてきた信頼関係にヒビが入る恐れもあります。
しかし、適切なマナーと納得感のある理由を添えて伝えれば、多くの取引先は現状を理解してくれます。 この記事では、相手に失礼を与えず、スムーズに承諾を得るためのメールの書き方と、そのままコピー＆ペーストして使える例文をご紹介します。
価格改定メールを送る際の3つの基本ルール
価格改定の案内を送る際は、内容以上に「配慮」が重要です。相手の予算編成やシステム変更の都合を考え、以下の3点を守りましょう。
1. 送信のタイミングは「実施の2～3ヶ月前」が理想 価格改定の連絡は、変更が適用される直前ではなく、十分な猶予を持って送りましょう。相手企業の予算計画や、発注システムの修正期間を考慮し、最低でも実施の2ヶ月前、可能であれば3ヶ月前に通知するのがビジネスマナーです。
2. 件名だけで「何のお知らせか」を明確に伝える ビジネスメールでは、一目で内容がわかる件名が鉄則です。特に価格改定のような重要な連絡は、見落とされないよう**「重要」「価格改定のお知らせ」**といった言葉を件名の冒頭に入れ、どの商品・サービスに関するものかを明記しましょう。
3. 具体的な背景を添えて納得感を高める 単に「値上げします」と伝えるのではなく、なぜ改定が必要になったのかという背景を丁寧に説明します。「原材料費の高騰」「物流コストの上昇」「人件費の増加」など、自社の努力だけでは吸収しきれない状況であることを誠実に伝えることが、納得感につながります。
【シチュエーション別】価格改定のメール例文集
読者の皆様が、状況に合わせてそのまま使える例文を3つのパターンで用意しました。
パターン①：【標準】原材料・物流費高騰による価格改定
最も汎用性の高い、製造業や小売業などで使いやすい文面です。
パターン②：【SaaS・ITサービス】機能拡充やサービス維持に伴う改定
システムの保守管理費や、新機能追加による価値向上を理由とする場合の文例です。
パターン③：【重要取引先へ】丁寧な説明と個別の相談を促す文面
長年の付き合いがある顧客や、影響が大きい場合に「相談」の余地を残した丁寧な文例です。
まとめ：誠実な言葉選びが信頼関係を守る
価格改定の案内は、送る側にとっても受け取る側にとってもデリケートな問題です。しかし、以下の3点を意識することで、取引先との良好な関係を維持しながら進めることができます。
- 早めの通知（2～3ヶ月前）を徹底する
- 価格改定の理由を具体的かつ誠実に説明する
- 相手の状況を慮り、必要に応じて個別の相談窓口を設ける
丁寧なコミュニケーションを積み重ねることで、価格改定後も「良きビジネスパートナー」としての関係を続けていくことができるはずです。
より詳細な交渉術や、値引きを断る際の言い回しについては、当サイトの関連記事（https://mlck.jp/）もぜひ参考にしてください。
