「予定日を過ぎたのに入金がない」「請求書を送ったはずなのに反応がない」 お金に関する連絡は、ビジネスにおいて最も気を遣うものの一つです。特に、長年お付き合いのある取引先に対しては、どのように切り出せばいいか迷ってしまうことも多いでしょう。
しかし、入金管理はビジネスの基本であり、放置すれば自社の資金繰りにも影響します。大切なのは、相手を責めるのではなく、あくまで「事務的な確認」として誠実に連絡を入れることです。
この記事では、相手との良好な関係を壊さずに、スムーズな支払いを促すためのポイントと例文を解説します。
相手を不快にさせない催促メールの基本マナー
催促メールの目的は、相手を問い詰めることではなく、入金を完了してもらうことです。相手が「忘れていた」だけの場合を想定し、逃げ道を作ってあげることが重要です。
「催促」ではなく「確認」というスタンスを貫く
件名や本文に「催促」という言葉を使うのは避けましょう。 「ご入金の確認につきまして」「請求書のご送付状況について」といった、あくまで現状を把握したいという姿勢を見せることで、相手の抵抗感を和らげることができます。
送信タイミングは期限の「2〜3営業日後」が目安
期限当日にすぐ連絡を入れるのは、少し急かしすぎな印象を与えます。 銀行の反映タイミングや相手の事務処理の遅れを考慮し、期限から2〜3営業日が経過した頃に送るのが最も自然です。
行き違いの可能性を考慮した「クッション言葉」の活用
メールの最後には必ず「本メールと行き違いにご入金いただいておりましたら、何卒ご容赦ください」という一言を添えましょう。 もし相手が既に振り込みを終えていた場合でも、この一言があれば「丁寧な担当者だな」という印象で済み、トラブルを防ぐことができます。
【コピーOK】角を立てない入金確認・催促メール例文集
読者の皆様が、状況に合わせて調整して使える3つのパターンを用意しました。
パターン①：【初期】入金が確認できない時の丁寧な確認
期限を数日過ぎた段階で、まずは状況を伺うための最も標準的な構成です。
パターン②：【再送】請求書が届いていない可能性を考慮した連絡
「請求書を紛失した」「メールが届いていない」という可能性を前提に、再送を申し出る構成です。
パターン③：【再三】返信がない場合の少し踏み込んだ再送
最初の連絡から1週間以上経っても反応がない場合、事務的に「正確な期限」を伝える構成です。
まとめ
請求漏れや入金確認のメールは、感情的にならず「正確な情報」を届けることが最も大切です。
- 「催促」ではなく、現状を把握するための「確認」として送る。
- 相手が既に支払っている可能性を考慮し、必ずクッション言葉を添える。
- 請求金額、期限、内容を明記し、相手がすぐに動けるように配慮する。
誠実なコミュニケーションを心がけることで、金銭トラブルを未然に防ぎ、より強固なパートナーシップを築いていくことができます。
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