「法改正への対応で、請求書をシステム化しなければならないけれど、取引先に手間をお願いするのが申し訳ない」と、案内の仕方に悩んでいませんか。 これまで紙やメール添付でやり取りしていた取引先に対し、専用システムへの登録やログインをお願いするのは、相手の業務フローを変えることになるため、非常に気を遣う作業です。
しかし、電子請求システムへの移行は、紛失リスクの解消や受け取りのスピードアップなど、取引先にとっても多くのメリットがあります。 この記事では、取引先に負担を感じさせず、スムーズに協力してもらうための案内ポイントと、そのまま使えるメール例文を解説します。
電子請求システムへの移行依頼で「快諾」を得るためのマナー
取引先にシステムの利用を承諾してもらうためには、一方的なお願いではなく、共通の業務改善として提案することが大切です。
周知のタイミングは「本格運用開始の2か月前」が理想
取引先にとっても、社内ルールの変更やシステム環境の確認が必要です。 運用を開始したい時期の 2か月前から1か月前 には第一報を送り、余裕を持って準備期間を設けるのがビジネスマナーです。急な切り替えは相手の経理業務を混乱させる原因となります。
件名は「重要性」と「具体的なアクション」をセットにする
毎日多くのメールを処理する担当者にとって、何をしてほしいか不明瞭なメールは後回しにされます。 **「【重要】請求書電子化に伴う新システムへの移行とご登録のお願い」**のように、法的背景（重要性）と、何をしてほしいか（登録の依頼）を一目でわかるようにしましょう。
システム導入が「取引先にもたらすメリット」を強調する
「弊社の効率化のため」という理由だけでは、相手は「手間が増えるだけ」と感じてしまいます。
- 郵便物の到着を待たずに、発行後すぐに請求書を確認できる。
- 過去の請求書をシステム上でいつでも検索・ダウンロードできる。
- 紛失や誤配送のリスクがなく、セキュリティが向上する。 こうした 相手側のメリット を本文に盛り込むことで、協力的な姿勢を引き出しやすくなります。
【コピーOK】状況別・電子請求システムへの移行依頼メール例文
状況に合わせて調整して使える、3つのテンプレートを用意しました。
パターン①：【初回案内】システム移行の背景と今後のスケジュール提示
まずは趣旨を説明し、心の準備をしてもらうための構成です。
パターン②：【詳細・登録依頼】具体的な操作手順とアカウント登録のお願い
システムへのログインや初期設定を具体的に依頼する構成です。
パターン③：【リマインド】移行期限が迫った取引先への丁寧な催促
まだ登録が済んでいない相手に対し、期限を強調しつつフォローする構成です。
まとめ
電子請求システムへの移行依頼は、取引先にとっても「業務のデジタル化」を進める良い機会です。
- 運用開始の2か月前には案内を始め、相手の準備期間を確保する。
- 相手側のメリット（即時受領、紛失防止）を伝え、負担感を和らげる。
- マニュアルや問い合わせ窓口を明記し、心理的なハードルを下げる。
丁寧な言葉で協力を仰ぐことで、法対応をスムーズに終えるだけでなく、取引先とのデータ連携を強める大きな一歩になります。
